Tout savoir sur l’ATS, outil phare en recrutement

L’ATS est un outil omniprésent dans le quotidien de nombreux recruteurs. Et pour cause : il permet de simplifier la gestion des candidatures et de réduire une multitude de tâches chronophages liées au recrutement. Mais que cachent véritablement ces 3 mystérieuses lettres ? Comment fonctionne un ATS et dans quel(s) cas peut-il être utile aux recruteurs ? Dans cet article, nous levons le voile sur cet outil devenu incontournable dans les entreprises qui recrutent.

Qu’est-ce qu’un ATS ?

 

Définition simple de l’ATS

Un ATS, ou Applicant Tracking System en anglais, est un système de suivi des candidats. Il s’agit d’un logiciel ou d’une application utilisée par les professionnels des ressources humaines et du recrutement pour centraliser et automatiser leurs processus, de la publication des offres d’emploi jusqu’à l’embauche.

Qu’est-ce que ça signifie concrètement ? Eh bien un ATS permet de collecter, stocker, trier, rechercher et suivre toutes les informations relatives aux candidats de manière efficace. Et ce n’est pas tout : il facilite également la collaboration entre les membres de l’équipe de recrutement, en leur permettant de partager des données sur les candidats et de suivre en temps réel l’avancement du processus de recrutement.

 

Les fonctionnalités principales d’un ATS 

Un ATS propose tout un éventail de fonctionnalités pour simplifier et optimiser le recrutement. Voici les plus courantes :

  • Création de job description et diffusion automatisée d’offres d’emplois sur diverses plateformes et job-boards
  • Collecte, stockage et gestion centralisée des candidatures reçues
  • Analyse des candidatures et extraction automatique des informations pertinentes pour faciliter le screening des CV
  • Gestion des communications avec les candidats, notamment des e-mails et des rappels
  • Planification des entretiens et des rendez-vous avec les candidats
  • Partage de notes et de commentaires sur les candidatures entre les membres de l’équipe de recrutement 
  • Suivi de l’avancement des candidats tout au long du processus de recrutement
  • Création d’une base de données de candidats 
  • Génération de rapports et analyse de données sur les performances du processus de recrutement

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Pourquoi utiliser un ATS ?

 

Les avantages de l’utilisation des ATS 

Selon une enquête de notre partenaire HelloWork, plus d’un recruteur sur deux utilisait un ATS en 2019. Et il y a fort à parier que ce chiffre ait considérablement augmenté sur les 4 dernières années. 

D’après une autre étude, menée quant à elle par GetApp, un site de comparaison de logiciels et relayée par LinkedIn, 86% des utilisateurs d’ATS considèrent que l’outil accélère leur processus de recrutement et 78% estiment même qu’il améliore la qualité de leurs embauches.

L’ATS aurait donc tout pour plaire ! Et en effet, il faut reconnaître qu’il présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

  • Une accélération des cycles de recrutement et une réduction des coûts, liée à la rationalisation des processus et à l’automatisation de certaines tâches chronophages.
  • Un gain de temps parfois considérable pour les recruteurs qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et sur l’aspect humain de leur métier.
  • Une collaboration optimale entre les différentes parties prenantes, qui peuvent se partager les informations plus simplement et gagner en visibilité sur le processus.
  • Une meilleure gestion des données des candidats pour mieux exploiter les viviers de talents, tout en garantissant le respect de la réglementation en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles (car il ne faut pas oublier le RGPD !).

 

Quand utiliser un ATS ? 

A l’origine, les ATS étaient des outils complexes et coûteux, réservés aux grandes entreprises. Mais aujourd’hui, il existe une multitude de solutions sur le marché, et certains ATS sont désormais extrêmement accessibles. Même les petites entreprises peuvent donc bénéficier de ces outils de recrutement.

Il est souvent utile d’envisager un ATS si votre entreprise connaît une croissance rapide et a donc des objectifs ambitieux en matière de recrutement. Ou plus généralement, si d’importants manques d’efficacité sont constatés au sein de votre département RH. En tant que recruteur, si vous passez trop de temps à diffuser manuellement vos annonces, que vous êtes obligés d’utiliser des fichiers Excel à rallonge pour trier et suivre vos candidatures, ou encore que vous oubliez de répondre à certains talents faute de temps, c’est qu’il est temps de vous tourner vers un ATS ! A moins que vous ayez besoin d’un outil encore plus complet… 

L’émergence de nouveaux outils de recrutement alternatifs à l’ATS

 

Nouveaux enjeux, nouveaux outils

L’ATS est donc finalement un outil incontournable, qui s’est imposé dans une grande majorité des entreprises. Mais le monde du recrutement connaît de profondes mutations, qui obligent désormais les professionnels à se tourner vers de nouveaux outils.

Le marché des talents est en effet de plus en plus tendu, et la pénurie des compétences met à l’épreuve les entreprises. Selon une étude myRHline publiée en 2023, 20% des entreprises estiment ne plus du tout être attractives en matière de recrutement, 60% des recruteurs ont du mal à recruter des jeunes diplômés, et 30% des entreprises déclarent même recevoir moins de 10 CV par campagne de recrutement !

Bref, les relations entre candidats et entreprises ont profondément changé, et les recruteurs doivent de plus en plus miser sur le “sourcing”, c’est-à-dire adopter une approche proactive en allant démarcher les candidats. Ils doivent aussi soigner plus que jamais l’expérience candidat, et réinventer leur gestion de leurs viviers de talents. Le problème, c’est que les ATS classiques ne permettent généralement pas de faire tout ça…

 

Le TPS, un ATS nouvelle génération

Chez Tool4staffing, nous sommes convaincus que les recruteurs d’aujourd’hui ne peuvent plus faire leur travail efficacement avec un simple ATS. Ils ont besoin d’un outil enrichi de fonctionnalités qui répondent à leurs nouveaux enjeux. C’est pourquoi nous avons conçu le premier TPS, ou Talent Prospecting Software.

De quoi s’agit-il ? C’est une solution de recrutement tout-en-un qui propose toutes les fonctionnalités communes d’un ATS, mais aussi :

  • Des solutions de chasse automatisée, pour optimiser le sourcing de vos candidats grâce à des modules d’acquisition multi-canaux, sur les CV-thèques et les réseaux sociaux. 
  • Un matching boosté à l’IA, pour exploiter efficacement votre base candidat et améliorer votre marque recruteur. 
  • Un portail immersif et ludique, pour proposer une expérience candidat ultra premium, tout en fluidifiant vos qualifications grâce à des chatbots et en facilitant l’organisation des entretiens.

Envie d’en savoir plus et de découvrir si le TPS est l’outil qui vous correspond ? Découvrez notre article : ATS vs TPS : de quel type d’outil avez-vous vraiment besoin ?

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