L’ATS est un outil omniprésent dans le quotidien de nombreux recruteurs. Et pour cause : il permet de simplifier la gestion des candidatures et de réduire une multitude de tâches chronophages liées au recrutement.
Un véritable copilote !
Mais que cachent véritablement ces 3 mystérieuses lettres A-T-S ? Comment fonctionne ce type de logiciels et dans quel(s) cas est-il utile aux recruteurs ?
Dans cet article, nous levons le voile sur un outil devenu incontournable dans les entreprises qui recrutent.
Sommaire
Qu'est-ce qu'un ATS ?
Définition simple de l’ATS
Un ATS, ou Applicant Tracking System en anglais, est un système de suivi des candidats. Il s’agit d’un logiciel ou d’une application utilisée par les professionnels des ressources humaines et du recrutement pour centraliser et automatiser leurs processus, de la publication des offres d’emploi jusqu’à l’embauche.
Qu’est-ce que ça signifie concrètement ? Eh bien un ATS permet de collecter, stocker, trier, rechercher et suivre toutes les informations relatives aux candidats de manière efficace.
Et ce n’est pas tout : il facilite également la collaboration entre les membres de l’équipe de recrutement, en leur permettant de partager des données sur les candidats et de suivre en temps réel l’avancement du processus de recrutement.
Les fonctionnalités principales d’un ATS
Un ATS propose tout un éventail de fonctionnalités pour simplifier et optimiser le recrutement.
Voici les plus courantes :
- Création d’offres d’emploi et multidiffusion automatisée sur divers job-boards
- Collecte, stockage et gestion centralisée des candidatures reçues via un tableau de bord
- Analyse des candidatures et extraction automatique des informations pertinentes pour faciliter le screening des CV
- Gestion des communications avec les candidats et suivi des candidatures, notamment des e-mails et des rappels
- Planification des entretiens et des rendez-vous avec les candidats
- Partage de notes et de commentaires sur les candidatures entre les membres de l’équipe de recrutement
- Suivi de l’avancement des candidats tout au long du processus de recrutement
- Création d’une base de données de candidats
- Génération de rapports et analyse de données sur les performances du processus de recrutement
Certains logiciels de recrutement offrent même la possibilité de créer un site carrière intégré, entièrement personnalisable et aux couleurs de l’entreprise. Ce site a pour objectif de centraliser les offres d’emploi en cours et de renforcer la marque employeur en agissant comme une vitrine auprès des futurs candidats de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un ATS ?
Les avantages de l’utilisation des ATS
Selon une enquête de notre partenaire HelloWork, plus d’un recruteur sur deux utilisait un ATS en 2019. Et il est fort probable que ce chiffre ait considérablement augmenté sur les 4 dernières années.
D’après une autre étude, menée quant à elle par GetApp, un site de comparaison de logiciels et relayée par LinkedIn, 86% des utilisateurs d’ATS considèrent que l’outil accélère leur processus de recrutement et 78% estiment même qu’il améliore la qualité de leurs embauches.
À en croire ces chiffres, l’ATS a donc tout pour plaire !
En effet, il présente de nombreux avantages, parmi lesquels :
- Une accélération des cycles de recrutement et une réduction des coûts, liée à la rationalisation des processus et à l’automatisation de certaines tâches chronophages.
- Un gain de temps parfois considérable pour les recruteurs qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et sur l’aspect humain de leur métier.
- Une collaboration optimale entre les différentes parties prenantes, qui peuvent se partager les informations plus simplement et gagner en visibilité sur le processus.
- Une meilleure gestion des données des candidats pour mieux exploiter les viviers de talents, tout en garantissant le respect de la réglementation en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles (car il ne faut pas oublier le RGPD !).
Quand est-il utile d’utiliser un ATS ?
A l’origine, les ATS étaient des outils complexes et coûteux, réservés aux grandes entreprises ou aux cabinets de recrutement. Mais aujourd’hui, il existe une multitude de solutions sur le marché, et certains ATS sont désormais extrêmement accessibles. Même les petites entreprises et les start-ups peuvent donc bénéficier de ces outils de recrutement.
Il est souvent utile d’envisager un ATS si votre entreprise connaît une croissance rapide et a donc des objectifs ambitieux en matière de recrutement. Ou plus généralement, si d’importants manques d’efficacité sont constatés au sein de votre département RH.
En tant que recruteur, si vous passez trop de temps à diffuser manuellement vos annonces, que vous êtes obligés d’utiliser des fichiers Excel à rallonge pour trier et suivre vos candidatures, ou encore que vous oubliez de répondre à certains talents faute de temps, c’est qu’il est temps de vous tourner vers un ATS !
À moins que vous ayez besoin d’un outil encore plus complet… (mais on y reviendra en dernière partie).
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Comment choisir le bon ATS ?
Choisir le bon système de suivi des candidats (ATS) est crucial pour optimiser votre processus de recrutement. Mais il existe des dizaines d’options sur le marché. Alors comment viser juste et opter pour la meilleure solution ?
Voici quelques étapes clés :
- Définissez vos besoins spécifiques : prenez en compte la taille de votre organisation, vos volumes de recrutement, les défis spécifiques auxquels vous êtes confrontés, et vos objectifs à long terme. Identifiez ainsi les fonctionnalités de votre solution idéale.
- Évaluez l’intégration et la compatibilité avec vos autres outils RH : un ATS ne doit pas fonctionner de manière isolée. Il doit pouvoir se synchroniser avec votre SIRH, votre éventuel site carrière, ou encore vos outils de messagerie. Assurez-vous donc de choisir un ATS qui garantit une transition fluide des données entre vos différents systèmes.
- Recherchez une interface intuitive : un ATS est censé simplifier vos tâches, pas les compliquer ! Alors, misez sur une interface conviviale et intuitive, conçue pour vous faciliter la vie et pour maximiser l’adoption de l’outil par tous les membres de votre équipe de recrutement.
- Considérez l’expérience candidat : l’ATS n’affecte pas seulement votre équipe de recrutement, il affecte aussi les candidats. Choisissez donc un système qui offre une expérience fluide, avec un processus de candidature simplifié et des communications claires tout au long du parcours de recrutement.
- Analysez les conditions de support et de formation : un bon ATS propose généralement une formation complète à votre équipe pour garantir une utilisation optimale de l’outil. La qualité du support client est également essentielle : est-il disponible 24/7 ? Les canaux de support proposés (chat, téléphone, e-mail) sont-ils adaptés à vos besoins ?
- Prêtez attention à l’évolutivité : votre entreprise va probablement grandir. Votre ATS est-il prêt à en faire autant ? Choisissez une solution adaptable et souple, qui vous permet d’augmenter facilement le nombre d’utilisateurs ou d’ajouter des fonctionnalités petit à petit.
Dernier conseil : une démo vaut mille mots. Alors prenez le temps de tester les solutions qui vous intéressent. Si vous n’êtes pas convaincu en 30 minutes, passez à autre chose !
Comment utiliser un ATS au quotidien ?
Se former et mettre en place les bons process
Dès la mise en place de votre ATS, plongez dans une initiation complète pour vous et votre équipe, afin de maîtriser toutes les fonctionnalités de l’outil.
Pensez aussi à consulter les tutoriels, les FAQ et les webinaires proposés par le fournisseur de votre ATS. C’est une mine d’or souvent sous-exploitée.
Puis mettez en place des process efficaces : personnalisez votre ATS pour qu’il reflète fidèlement vos workflows de recrutement, automatisez les tâches répétitives, et prenez les bons réflexes pour exploiter pleinement les fonctionnalités de votre ATS.
Réévaluer régulièrement son ATS
Vos objectifs de recrutement et vos besoins opérationnels vont forcément évoluer avec le temps. Alors assurez-vous de faire un check-up régulier pour vous assurer que votre ATS reste aligné avec vos ambitions actuelles et futures.
Si vous avez l’impression que votre ATS n’est plus à la pointe, qu’il devient un frein à votre développement, ou encore qu’il vous manque des fonctionnalités clés, c’est sans doute qu’il est temps d’envisager de changer de solution…
L'émergence de nouveaux outils de recrutement alternatifs à l'ATS
Nouveaux enjeux, nouveaux outils
L’ATS est donc finalement un outil incontournable, qui s’est imposé dans une grande majorité des entreprises. Mais le monde du recrutement connaît de profondes mutations, qui obligent désormais les professionnels à se tourner vers de nouveaux outils.
Le marché des talents est en effet de plus en plus tendu, et la pénurie des compétences met à l’épreuve les entreprises.
Selon une étude myRHline publiée en 2023 :
- 20% des entreprises estiment ne plus du tout être attractives en matière de recrutement
- 60% des recruteurs ont du mal à recruter des jeunes diplômés
- Et 30% des entreprises déclarent même recevoir moins de 10 CV par campagne de recrutement !
Bref, les relations entre candidats et entreprises ont profondément changé, et les recruteurs doivent de plus en plus miser sur le “sourcing”, c’est-à-dire adopter une approche proactive en allant démarcher les candidats. Ils doivent aussi soigner plus que jamais l’expérience candidat, et réinventer leur gestion de leurs viviers de talents.
Le problème, c’est que les ATS classiques ne permettent généralement pas de faire tout ça…
Le TPS, un ATS nouvelle génération
Chez Tool4staffing, nous sommes convaincus que les recruteurs d’aujourd’hui ne peuvent plus faire leur travail efficacement avec un simple ATS. Ils ont besoin d’un outil enrichi de fonctionnalités qui répondent à leurs nouveaux enjeux. C’est pourquoi nous avons conçu le premier TPS, ou Talent Prospecting Software.
De quoi s’agit-il ? C’est une solution de recrutement tout-en-un qui propose toutes les fonctionnalités normales d’un ATS, mais aussi :
- Des solutions de chasse automatisée, pour optimiser le sourcing de vos candidats grâce à des modules d’acquisition multi-canaux, sur les CV-thèques et les réseaux sociaux.
- Un matching boosté à l’IA, pour exploiter efficacement votre base candidat et améliorer votre marque recruteur.
- Un portail immersif et ludique, pour proposer une expérience candidat ultra premium, tout en fluidifiant vos qualifications grâce à des chatbots et en facilitant l’organisation des entretiens.
Envie d’en savoir plus et de découvrir si le TPS est l’outil qu’il vous faut ? Découvrez notre article : ATS vs TPS : de quel type d’outil avez-vous vraiment besoin ?
