Vous ouvrez votre ATS, vous consultez votre base candidats… et là, c’est la déprime : des profils pas à jour, des fiches à moitié vides, des CV rangés au petit bonheur la chance. Bref, impossible d’en tirer quoi que ce soit.
Dommage, non ? Surtout quand on sait que la majorité des recruteurs disent manquer de candidatures qualifiées.
Et si le vrai problème, ce n’était pas le manque de talents, mais le manque d’outils pour bien gérer ceux qu’on a déjà ? Dans cet article, on va remettre un peu d’ordre dans ce bazar. Et vous montrer comment transformer votre base en machine à recruter.
Sommaire :
Pourquoi 90% des bases candidats sont à l’abandon
Une logique de collecte, pas d’exploitation
Dans beaucoup d’entreprises, la base candidats est traitée comme un vieux grenier : on y range tout en vrac, on referme la porte… et on oublie jusqu’à ce qu’on ait besoin de quelque chose.
Des CV ajoutés à la volée, des profils importés automatiquement, quelques notes au passage… et puis c’est tout.
On se dit que “ça pourra toujours servir”. Mais quand vient le moment d’activer ce vivier, surprise : impossible de retrouver qui que ce soit. On repart alors en sourcing, comme si cette base n’avait jamais existé.
Un manque cruel de qualification
Le vrai problème, c’est que la plupart des fiches candidats sont très incomplètes.
On y trouve des noms, des CV sans date, des numéros de téléphone quand on a de la chance, et parfois quelques notes d’entretien prises à la volée, mais peu de champs réellement remplis. Pas de compétences structurées, pas de prétentions salariales, pas de mobilité géographique, pas même une dispo.
Avec ça, impossible de faire une recherche sérieuse. Vous lancez une requête par mot-clé, vous obtenez trois résultats vagues, alors qu’une vingtaine de profils pourraient correspondre.
Tout ça parce que, faute de temps et de méthode, la donnée n’a jamais été structurée correctement. À grande échelle, c’est un frein énorme à la réactivité… et un gaspillage pur et simple du travail déjà fait.
Des outils qui n’aident pas
Même avec toute la bonne volonté du monde, impossible de faire des miracles si l’outil n’est pas à la hauteur. Et dans trop d’entreprises, l’ATS se contente d’un moteur de recherche façon années 2000 : mots-clés approximatifs, filtres rigides, aucune aide à la décision.
Vous cherchez un chef de projet digital ? Bonne chance si la fiche indique “Digital PM” ou “Chef de produit web”. Quant à retrouver les meilleurs profils en un clic, n’y pensez même pas.
Un bon outil devrait vous aider à exploiter la richesse de votre base, pas à la subir. Et malheureusement, ce n’est pas souvent le cas.
Une base candidats bien structurée et bien renseignée : un levier sous-estimé mais ultra rentable
Une base bien tenue, c’est pourtant un levier énorme. Pourquoi ? Parce que tout le travail de sourcing, de qualification, d’échange… vous l’avez déjà fait une fois.
Pas besoin de repartir de zéro à chaque nouveau besoin. Ces candidats, vous les avez identifiés, approchés, parfois même rencontrés. Ils vous connaissent, ils vous ont peut-être même fait confiance.
Et si leur fiche est complète et à jour, alors vous pouvez :
- Retrouver les bons profils en quelques secondes avec les bons filtres,
- Les contacter de manière ciblée, avec un message pertinent,
- Gagner un temps fou sur la présélection et la prise de contact,
- Éviter de perdre du temps et de l’argent à re-sourcer un candidat que vous aviez déjà.
Bref, vous capitalisez enfin sur vos efforts passés. Et dans un contexte de marché sous tension, ce n’est pas juste un “plus”. C’est un vrai avantage stratégique.
Comment (enfin) exploiter efficacement sa base candidats
Structurer pour retrouver
Si vous voulez qu’une base serve à quelque chose, il faut qu’elle soit structurée. Ça commence par des champs clairs, uniformes, et surtout renseignés. Mobilité, prétentions salariales, disponibilité, compétences clés : ce sont ces infos qui permettent de faire des recherches utiles.
Mais pour ça, encore faut-il que toute l’équipe travaille de la même manière. Si chacun renseigne une fiche à sa sauce, impossible de croiser les données, d’automatiser les relances ou de segmenter correctement.
Standardiser vos pratiques, c’est le premier pas pour faire de votre base un vrai outil de sourcing interne.
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Automatiser le remplissage des fiches candidats
Soyons réalistes : personne n’a le temps de remplir des centaines de fiches à la main, encore moins de le faire de façon rigoureuse après chaque entretien. Et ce n’est pas qu’une question de flemme : c’est un vrai problème de bande passante.
D’où l’intérêt d’automatiser la qualification. Aujourd’hui, il est possible d’enrichir automatiquement les fiches candidats grâce à des outils capables de traiter les données issues des CVs, des comptes rendus, ou même des échanges vocaux.
C’est exactement ce que propose T4S avec son outil Qualif by Talia.
Cet outil de qualification augmentée par l’IA capte et structure toutes les infos évoquées à l’oral ou à l’écrit : mobilité, prétentions salariales, disponibilité, compétences… tout est extrait et injecté dans la fiche, sans action manuelle.
À la clé : des fiches complètes, à jour, uniformes, et une base enfin exploitable dans son intégralité.
Activer, relancer, capitaliser
Une fois votre base propre et qualifiée, vous pouvez passer à l’étape clé : l’activation. Grâce à une recherche avancée et un vrai moteur sémantique (comme celui de T4S), vous retrouvez facilement les bons profils, même ceux que vous auriez oubliés.
Et comme tout est structuré, vous pouvez cibler vos campagnes, personnaliser vos messages, et automatiser vos relances.
En clair : vous arrêtez de perdre du temps à recommencer ce que vous avez déjà fait. Vous utilisez pleinement votre vivier, vous réactivez des candidats déjà qualifiés, et vous transformez enfin votre base en machine à recruter !
