“Il ne faut pas coller d’étiquette aux gens” nous répète-t-on depuis l’enfance. Pourtant en recrutement, “coller des étiquettes”, est un impératif de tous les jours. Cela s’appelle “qualifier” un candidat, ou plus exactement le “codifier”, pour les plus techniques. Autrement dit, transformer un CV en une série de valeurs codifiées : Fonction, Secteur, Langues, Disponibilités…bref toute autre information qui ne soit pas du simple texte. Tous les candidats sont ainsi “codés” dans les bases des recruteurs, via un algorithme ou une action humaine.

Le but premier est louable : permettre de retrouver ultérieurement le candidat de manière simplifiée, le matcher en quelques clics avec un poste à pourvoir. Le travers, nous le connaissons tous : c’est celui de la réduction d’un CV à quelques codes pas forcément représentatifs. En France, le champion toute catégorie de cette codification hasardeuse est bien sûr Pôle Emploi, à qui nous devons ce genre d’emails ubuesques, reçu un beau matin chez Tool4staffing :

Monsieur,

Le Pôle emploi m’a demandé de vous envoyer un CV pour le poste de « Développeur PHP (H/F) » N° 078PGRK, je vous prie ainsi de bien vouloir le trouver ci-joint. Malheureusement, je n’ai aucune des compétences demandées pour ce dernier.

Vous en souhaitant bonne réception.  

Gageons que le système d’information de Pôle Emploi ne fait pas la distinction entre un développeur VBA et un développeur PHP, pourtant fort peu commutables.

Mais plutôt que de les blâmer aveuglément, demandons-nous ce qui peut amener à ce type de situations absurdes. Pourquoi un  “commercial digital sédentaire” est classé comme “commercial” ? Comment Pôle Emploi peut proposer un poste de stripteaseuse à une maîtresse d’école ou un emploi dans les cosmétiques à une diététicienne ?  Outre les travers administratifs que l’on connaît bien, il existe aussi un problème structurel : avec un spectre d’action trop large ( 2.5M de candidats, du garçon de café au directeur général, tous secteurs confondus ), Pôle Emploi n’a pa su/pu établir une liste de codes pertinente. Plutôt que de les multiplier à l’infini, ils les ont donc limité, provoquant ces codifications grossières..

Mais si Pôle Emploi a comme excuse la taille de sa base, la plupart des recruteurs ont souvent une base plus restreinte. En outre ils sont la plupart du temps spécialisés, que cela soit par types de postes ou par secteurs. Le spectre des profils possibles y est beaucoup plus étroit que sur une base comme celle de Pôle Emploi, qui couvre, par définition, quasiment l’ensemble du marché du travail. Bonne nouvelle : il est donc possible de coder correctement sa base et de l’exploiter au maximum.

Dans ce cadre, voici quelques conseils, parfois évidents, souvent bien utiles :

1. Vos codes dépendent de votre base. On ne code pas de la même manière une base d’interim de 100 000 candidats qu’une base chassée de 10 000 candidats.
2. Vos codes doivent évoluer avec vous, et il faut savamment maîtriser l’ajout de nouveaux codes, la suppression de certains, la fusion d’autres.
3. Vos codes doivent faire consensus au sein de vos équipe. Chacun doit, à candidat égal, le coder exactement de la même manière.

Si ces 3 points ne sont pas respectés, si les codes de votre base sont mal pensés : les utilisateurs ne vont pas les rentrer, ou mal, et votre base sera inexploitable. Passer outre cette problématique, c’est le choix que font malheureusement beaucoup de recruteurs, par manque de temps.

Voilà pourquoi chez Tool4staffing , logiciel de référence pour de nombreux professionnels du recrutement, nous proposons des outils permettant d’auditer votre base en temps réel : quels champs sont remplis ? Dans quelle proportions ? Qui remplit comment ? En un clin d’œil vous pouvez analyser vos différents codes. Un code n’est jamais utilisé ? Supprimez-le. Au contraire un code est prépondérant ? Divisez-le.

Prendre les quelques minutes nécessaires à la définiton de codes pertinents est un pari gagant : le travail quotidien du recruteur est facilité et votre base candidats hautement valorisée.

Bonjour Marc, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Je suis avocat expert en droit des technologies avancées, associé chez RSM, 6ème plus gros cabinet mondial d’audit, d’expertise et de conseil. J’ai, en outre, présidé de 2012 à 2016 la Commission Vie Privée et Droits de la Personne Numérique de l’Union Internationale des Avocats où je siège encore au Comité Éxécutif.

J’ai eu l’honneur d’être identifié par Who’s Who comme un des avocats mondialement reconnus dans le domaine de la protection des données web & e-commerce.

Nous vous savons très impliqué dans la transformation RGPD, que pouvez-vous vous nous dire sur ces milliers d’emails de consentement que nous avons tous reçu dans nos boites emails ?

Que c’est une aberration. L’envoi d’emails publicitaires à une base de prospects et/ou de clients est réglementée depuis fort longtemps par la directive e-commerce, la RGPD n’a strictement rien changé à cette directive.

Vous voulez dire que cela ne sert à rien ?

Je n’ai pas dit cela : je veux dire que l’obtention du consentement d’un utilisateur a toujours été requis, avant et après la RGPD. L’affolement général qui a dominé avant ce fameux 25 Mai a fait que beaucoup d’entreprises ont sollicité une base sans précaution ni distinction.

Or dans cette base une partie avait déjà peut-être donné son consentement. Cela revient à détruire une base pour pas grand chose.

La remarque la plus pertinente que je ferai sur l’emailing est l’obligation d’un lien de désinscription au bas de votre email. Il est complètement incompréhensible de recevoir encore aujourd’hui des emails sans cette option.

Que faire donc pour s’assurer qu’à l’avenir sa base candidat est “compliant” ?

Il faut s’assurer que les prochaines candidats à entrer en base aient clairement donné leur consentement. Pour cela l’idéal est d’avoir un formulaire de candidature avec une checkbox optin (ie : qui n’est pas pré cochée), et un lien vers des CGU appropriées.

Et si jamais les candidatures sont issus des job boards ? Sont-ce eux qui ont la charge d’obtenir le consentement ?

En effet ce sont les job boards qui ont en charge d’obtenir le consentement du candidat. Leurs CGU indiquent en général (et sinon elles devraient le faire) qu’une copie des données est transmise au recruteur. Il faut être vigilant, toutefois, aux obligations indiquées dans les CGU des job boards : Certains, par exemple, indiquent que le recruteur ne gardera ces données que 2 ans. Il faut se mettre en accord avec les job boards que l’on utilise.

Vous parlez des candidatures issues des annonces, mais lorsque les cabinets remplissent manuellement une fiche dans leur base de données, en copier-coller depuis un CV ou une plateforme, comment s’assurer d’être RGPD compliant ?

C’est plus délicat. D’autant que l’on n’a parfois même pas l’email du candidat. Pour justifier l’entrée en base d’une personne il existe plusieurs bases juridiques possibles : le consentement, la contractualisation, l’intérêt légitime…c’est sur cette dernière notion que les cabinets & RH pourraient s’appuyer.

En effet les candidats sont stockés, non pas pour leur vendre des séjours ou des écrans HD, mais bien pour leur proposer de l’emploi. Mais ce cadre est très récent et aucune jurisprudence n’existe pour l’instant. A mon sens les cabinets et RH pourraient faire apparaître cette notion d’intérêt légitime dans leurs CGU.

Une fois le candidat stocké en base, vous nous confirmez qu’il faut le supprimer au bout de 2 ans ?

Encore une exagération issue d’une mauvaise lecture des directives de la CNIL. La période de 2 ans est une recommandation, et non pas une obligation. La durée de conservation “ne devra pas être excessive au regard des raisons pour lesquelles vous les avez collectées”.

Dans le cas du recrutement par exemple : on sait qu’en France, en moyenne, un candidat reste en poste entre 3 et 4 ans. Cette durée peut tout à fait être justifiée, car le candidat sera potentiellement à nouveau à l’écoute du marché de l’emploi à l’issue de celle-ci.

A quoi les candidats doivent-ils avoir accès et comment faire ?

Les candidats doivent pouvoir avoir accès à leurs données personnelles en consultation, modification et téléchargement. Ils doivent également avoir la possibilité de demander à être supprimé de votre base candidats.

L’idéal est d’avoir un ATS qui permet à vos candidats d’avoir accès à une interface directement via un login/password, où ils pourront réaliser les opérations indiquées plus haut. Cela vous permet de faire un grand pas en avant dans le respect de la RGPD. Tool4staffing par exemple, propose ces fonctionnalités.

Accès à leurs données ? Quid des commentaires et comptes rendu d’entretiens ?

Ils sont de facto la propriété du cabinet ou RH qui les a généré, et ceux-ci n’ont en aucun cas l’obligation de les diffuser. Le droit d’accès s’applique uniquement sur les données personnelles du candidat.

Vous parlez beaucoup des Conditions Générales d’Utilisation, comment les rédiger ?

Faire appel à un avocat professionnel est évidemment la meilleure solution, même si beaucoup d’entreprises les rédigent eux-même. Tool4staffing, par exemple, propose des exemples de CGU très complète à ses clients. Cela n’est en aucun cas un document officiel et ne les engage pas, car chaque cabinet est particulier, mais peut représenter une bonne source d’inspiration.

Et bien un grand merci Marc, quelques mots à rajouter ?

Oui un mot que je donne fréquemment à toutes les structures à taille humaine, qui m’appellent terrorisées à l’idée de la RGPD :

• Pensez à mettre un lien de désinscription dans toutes vos communications email.
• Informez des usages des données d’une manière transparente et permettez à vos candidats l’accès à leurs données personnelles.

Avec ces deux éléments, et le respect des consignes élémentaires et de bon sens, vous aurez déjà fait beaucoup pour être RGPD compliant.

Pour le reste n’hésitez pas à contacter un professionnel, notre cabinet ou un autre, pour vous accompagner dans la démarche RGPD. Nous sommes également en train de réaliser, en collaboration avec tool4staffing, un livre blanc « Les recruteurs et la RGPD« , qui répond plus en détail à toutes vos questions.

Les étapes sont les suivantes :

1. on étudie le profil du candidat, souvent en une poignée de secondes.
2. s’il est bon et semble pertinent avec le poste à pourvoir, on le shortliste.
3. on qualifie le candidat via un bref échange à distance.
4. on le convoque pour un rendez-vous face to face.

A l’issue de celui-ci on sera enfin en mesure de savoir si le candidat peut passer à « l’étape finale »…vous pensez à un entretien client ? Ou à un dernier verre chez vous ? Dans le premier cas vous êtes recruteur et vous pensez trop au travail. Dans le second vous êtes un(e) habitué(e) de Tinder.

Pré-qualification, shortlist, qualification, entretien face to face : on retrouve bien dans la célèbre application toutes les étapes d’un bon recrutement. La comparaison entre la drague et le recrutement n’est pas nouvelle. Mais la concomitance entre le succès des applications de dating online et celui du recrutement mobile est frappante.

Sur ces applications on retrouve même les différentes typologies de recruteurs : les « chasseurs/ses » purs et durs s’appuient sur un profil de photos minimalistes et comptent plus sur leur travail de sourcing. Ils auront accès à une pool très réduit mais très qualifié. Les « annonceurs » ont eux des profils alléchants aussi riches en photos qu’en promesses. Ils auront quant à eux un fort volume de candidatures entrantes à qualifier.

Que dire des clichés de comportement hommes /femmes dans le dating online ? Plusieurs études montrent que, sur Tinder, les hommes, attachés aux critères physiques, sélectionnent en quelques seconde leurs “candidates”. Les femmes elles, plus attachées à des critères d’intelligence et de stabilité, seraient plus appliquées dans leur qualification. Au fond, sur Tinder, les recruteurs sérieux, ce ne seraient pas…les femmes ?

Mais, en recrutement comme en drague, quel que soit la stratégie adoptée la problématique est la même : trouver le bon candidat parmi des milliers, en un laps de temps réduit, en se basant sur trop peu d’informations, souvent enjolivées.

Même si on n’imagine plus pouvoir s’en passer, les nouvelles technologies comme Linked In ou Tinder n’ont finalement changé la donne que sur un seul paramètre : le volume. En donnant accès à un catalogue jamais fantasmé 10 ans auparavant, ils nous ont fait passer de la recherche assidue…à l’embarras du choix.

Ces technologies nous maintiennent dans l’illusion que, oui, le candidat PARFAIT existe bel et bien, et qu’il ne nous reste qu’à bien chercher. Mais y-a-t-il vraiment moins de mauvais recrutements qu’avant, en entreprise ou en amour ? Rien n’est moins sûr. Certains diront que cela dépend de la nature du « poste à pourvoir ». A débattre…

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C’est le candidat l’on guette des jours durant, posté à l’affût dans un bois humide, le cœur gonflé d’espoir de trouver un profil avec les compétences requises. On le trouve enfin, après des jours de battue, à l’issue d’une ultime nuit de recherche. Et il ne fait que du « C++ »….or le client a bien précisé « PHP ». Tout est à refaire. Le Développeur est la denrée rare de notre époque, la baleine blanche du recruteur courageux, qui passe ses journées et ses nuits à tenter de séduire la poignée d’individus pertinents qui vaquent sur le marché de l’emploi.

De fait de nombreuses entreprises se spécialisent dans cette traque d’un genre très spécial, d’autres lèvent d’importante sommes d’argent pour y prendre part. Et personne, ou presque, ne semble poser la question de la pérennité de cette situation. Le Développeur est rare, oui, mais depuis toujours ? Et pour toujours ?

A la première question il est aisé de répondre : non. Il n’y a pas si longtemps il n’y avait pas de « Développeur PHP fullstack backend, spécialisé Symfony ». Il y avait des « informaticiens ». Leurs compétences allaient du paramétrage de la boite mail de Monique-de-la-compta au développement d’un site web. Mais le monde s’est digitalisé, les grandes entreprises aussi et, bien sûr, le mot « startup » est devenu autant à la mode que « selfy » ou « buzz ». Dès lors la demande en Développeurs a augmenté aussi significativement que rapidement.

Or des cursus de programmeurs, jusqu’à il y a peu, il y en avait pas. Ou peu. L’Epitech, ainsi qu’une poignée d’écoles d’ingénieurs, spécialisaient certains de leurs élèves en programmation. Mais rien de plus. Voilà pourquoi lorsque, aujourd’hui, vous cherchez un « Développeur 20 ans d’expérience » c’est un peu comme si vous cherchiez un profil Facebook vieux de 15 ans : ça n’existe pas.

Pour la 2e question la réponse est moins claire, mais bien plus intéressante : le Développeur restera oui ou non un profil pénurique ? Rien n’est moins sûr. Proposer une formation avec 90% d’embauche à l’issue du cursus est un filon prometteur : de très nombreuses écoles se sont engouffrées dans la brèche, et de nombreuses autres structures existantes ont créé leur label « programmation ». De fait : l’évolution du marché du recrutement IT fait férocement penser à celle d’une bulle spéculative.

Qu’est-ce qu’une bulle spéculative ? Ne comptez pas sur moi pour rentrer dans des détails techniques financiers ennuyeux. Je laisse cela à Leonardo Di Caprio ou Matt Damon. Résumons simplement le principe grâce à la première « bulle spéculative » de l’Histoire : la crise des Tulipes Hollandaise, qui présagea toutes les autres, et se résume en 4 phrases. En 1637 en Hollande :

• Le prix des tulipes s’envole.
• Tout le monde commence à vendre des tulipes.
• Il y a trop de tulipes.
• Le prix de la tulipe s’effondre.

Si ça vous fait penser aux subprimes, aux magasins de cigarettes électroniques ou aux programmeurs web c’est tout à fait normal.

Car aujourd’hui le prix des Développeurs s’est envolé, et depuis peu une flopée de formations se préparent à délivrer sur le marché une armée de geeks à la recherche d’emploi…trop ? Toujours pas assez ? Est-il alarmiste de penser que, avant d’arriver à l’équilibre, nous passerons par une période de « trop plein » de programmeurs ? Chez tool4staffing nous travaillons avec les cabinets chaque jour, et force est de constater que les Développeurs Juniors se trouvent déjà plus facilement. Est-il risqué de parier que dans 3 ans ce sera aussi le cas des « 3 ans d’exp » ? Puis des « 5 ans d’exp » ? Etc…

A l’heure où des fonds investissent dans le recrutement IT et où se montent une pléthore de business models basés sur la recherche de candidats tech il est intéressant de voir que personne ne semble questionner la pérennité de la pénurie actuelle. Tous les modèles basées sur cette pénurie vont-ils parvenir à survivre si elle ne dure pas ? Et accessoirement : qu’adviendra-t-il de tous ces candidats dûment, longuement et chèrement formés…sans travail derrière. Serait-ce la première fois ?