Combien de temps mettez-vous à recruter ? Quels canaux performent le mieux ? Quels clients sont vraiment rentables ? Si vous ne savez pas répondre du tac au tac, c’est probablement que vous ne tirez pas encore pleinement parti de vos données.
Et pourtant, elles sont là. Sous vos yeux. Prêtes à vous aider à faire les bons choix, côté candidats comme côté clients.
Alors comment arrêter de recruter “au feeling”, et bâtir un pilotage efficace de votre activité en suivant les bons KPIs ? On vous donne toutes les clés dans cet article.
Sommaire :
Recruter à l’aveugle : un sport risqué (et pourtant très pratiqué)
Vous avez peut-être l’impression que vos recrutements sont trop longs, trop chers, ou pas assez efficaces. Et vous avez peut-être des intuitions sur ce qui coince ou ce qui pourrait être amélioré.
Mais avez-vous des preuves chiffrées pour le démontrer ?
Dans beaucoup d’équipes, la réponse est non. Pas par négligence, mais par manque d’un système clair de suivi. Les KPIs sont absents, incomplets, ou dispersés dans quinze outils différents.
Et ça ne concerne pas que les candidats : la visibilité sur les missions et les clients est souvent tout aussi floue.
Alors on fait comme on peut : on compense à l’expérience, on avance à l’instinct. On sent qu’un canal ne fonctionne plus, qu’un brief est bancal, qu’un profil ne va pas passer. Mais on ne peut rien prouver, ni à soi-même, ni à un client ou un manager.
Et parfois, on se trompe.
Ce flou est coûteux. Il empêche d’identifier les points de friction, de prioriser les bons clients, de prendre des décisions éclairées. Il vous prive d’un levier pourtant essentiel : la data.
Bien utilisée, elle ne sert pas à fliquer ou à faire des rapports pour faire joli. Elle sert à reprendre la main, à arbitrer avec des faits, et à optimiser vos actions là où ça compte vraiment.
Le top 10 des indicateurs de recrutement à suivre pour recruter plus vite et mieux
Vous n’avez pas besoin de 36 graphiques ni d’un tableau croisé dynamique illisible : vous avez besoin de quelques bons indicateurs, au bon endroit. Voici ceux qui méritent vraiment votre attention :
- Le nombre de candidats traités : combien de profils sont approchés, sourcés ou relancés chaque jour/semaine/mois ? C’est votre indicateur d’activité brute, à suivre par consultant et par mission.
- Le nombre de candidats rencontrés (ou appelés) : tous les candidats approchés ne sont pas pertinents. Ce KPI vous permet de mesurer la qualité de votre sourcing, pas juste le volume.
- Le taux de transformation à chaque étape : quel pourcentage de candidats passe de l’approche à l’entretien, puis à la shortlist, puis à la signature ? Idéal pour repérer les goulets d’étranglement dans vos process.
- La répartition des candidats par source : LinkedIn, CVthèque, cooptation, candidatures… Suivre vos sources permet de savoir où vous gagnez du temps, et où vous en perdez.
- Le taux de no-show ou d’abandon candidat : combien de candidats décrochent en cours de route ? Un bon indicateur de mauvaise expérience candidat… ou de briefing client bancal.
- Le délai moyen de recrutement ou “time to hire” : le temps écoulé entre l’ouverture de la mission et la signature. Plus il est long, plus vous risquez de perdre des talents (et la confiance du client).
- La taille du pipe de missions actives : combien de missions sont ouvertes, à quel stade, avec combien de candidats dans les tuyaux ? À suivre par type de contrat pour mieux arbitrer vos priorités.
- Le nombre de missions par client : un indicateur simple, mais très utile pour suivre la charge, la fidélité et l’évolution de vos comptes.
- Le taux de conversion opportunités > missions : combien de briefs commerciaux aboutissent à une mission vraiment lancée ? De quoi repérer les prospects chronophages… ou les commerciaux trop optimistes.
- Le chiffre d’affaires généré : le nerf de la guerre. À suivre par consultant, par client, par type de mission, pour identifier vos vrais comptes rentables, et adapter votre stratégie.
Suivre ces indicateurs, c’est déjà un bon début. Mais encore faut-il avoir un système simple pour les collecter, les centraliser… et surtout, les utiliser. C’est ce qu’on va voir tout de suite !
Comment poser les bases d’un bon système de pilotage par la data
Avoir une idée des bons KPIs à suivre, c’est une chose. Mais encore faut-il pouvoir les extraire, les centraliser, les visualiser, et surtout les utiliser. C’est là que tout se joue.
Dans la réalité, beaucoup d’équipes jonglent encore entre fichiers Excel, tableaux partagés, exports d’outils, et calculs à la main. Le pilotage devient alors un exercice laborieux, chronophage, et souvent abandonné en cours de route.
Alors, comment construire un système fiable et simple à utiliser ? Voici les trois fondations à poser.
- Un outil unique pour centraliser
Candidats, missions, clients, performances… toutes vos données doivent vivre au même endroit. Si l’info est dispersée dans dix outils différents, elle est inutilisable. L’objectif : pouvoir accéder à tous vos KPIs en quelques clics, sans extractions manuelles ni bidouillages.
- Une collecte automatisée
Vous avez déjà toutes les données. Vous les générez en travaillant. Ce qu’il vous faut, c’est un outil qui les capte en temps réel, sans effort supplémentaire. Toutes les infos doivent remonter automatiquement, sans dépendre de la bonne volonté des consultants à “remplir le tableau”.
- Des dashboards personnalisables
Un recruteur n’a pas besoin des mêmes indicateurs qu’un manager, ou qu’un commercial. Un bon système de pilotage doit vous permettre d’adapter l’affichage des données à vos besoins. Vues opérationnelles, vues stratégiques, filtres par utilisateur, équipe, client… c’est ce qui permet à chacun de prendre de bonnes décisions, sans être noyé sous les chiffres.
Tout ça, c’est exactement ce que propose le module KPI de Tool4staffing :
- Un suivi complet du time to hire, mission par mission
- Un suivi des candidats : volume, source, transformation, par consultant
- Un suivi commercial : nombre d’opportunités, taux de conversion, mission par client
- Un suivi des missions : pipe par étape, type de contrat, état d’avancement
- Et surtout, un dashboard qui s’adapte à votre profil : vous voyez les bons indicateurs, au bon niveau de détail que vous soyez recruteur, manager ou business developer.
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