Ça vous est déjà arrivé de trouver un super profil mais de ne pas avoir de réponse de votre client pendant des semaines ? Ou bien de recevoir un feedback flou ? Ou d’apprendre, au détour d’un mail, que la recherche doit finalement s’orienter vers un profil plus “senior” ?
Si oui, ce n’est pas un problème de sourcing. C’est un problème de relation client mal cadrée. Et rassurez-vous : ça se corrige très bien avec un peu de méthode.
Dans cet article, on vous partage un playbook en 4 étapes pour structurer une collaboration ultra-efficace, du premier call au dernier feedback.
Suivez le guide !
Étape 1 : aligner les attentes dès le départ
Avant même de commencer à sourcer, il faut poser les fondations. Et non, un brief de 20 minutes à l’arrache entre deux réunions ne suffit pas. Vous avez besoin d’un vrai alignement sur les objectifs, les critères, et les rôles de chacun.
Sinon ? Vous avancez à l’aveugle, et ça finit (souvent) en mission galère.
Voici comment vous pouvez vous y prendre concrètement :
- Définir les objectifs de la mission : formalisez avec votre client ce qu’il cherche vraiment à atteindre avec ce recrutement. Combler un départ urgent ? Lancer une nouvelle BU ? Structurer une équipe ? Ces objectifs influencent tout : la rapidité attendue, le niveau d’exigence, la flexibilité sur certains critères…
- Prendre le temps d’aborder le contexte du recrutement : vous devez comprendre pourquoi ce recrutement a lieu maintenant, ce qui a déjà été tenté (ou pas), et quelles sont les contraintes à prendre en compte côté client : budget, délai, localisation, historique du poste, etc.
- Clarifier les rôles et responsabilités : mettez-vous clairement d’accord avec votre client sur qui valide les profils à rencontrer ? Qui assure le lien au quotidien ? Qui donne les feedbacks ? Et surtout, qui est décisionnaire à la fin du process ?
- S’accorder sur les critères de sélection : ne vous contentez pas des grandes lignes. Demandez des exemples concrets de profils qui ont plu (ou déplu), identifiez les “must have” vs les “nice to have”, et vérifiez que le client est au clair sur ce qui est vraiment indispensable… ou non.
Conseil n°1 : n’ayez pas peur de poser toutes ces informations noir sur blanc dans un document de cadrage (ou un simple mail récap’ bien ficelé). Ce petit effort au début peut vous éviter beaucoup de flou et de frustration plus tard.
Conseil n°2 : vous n’êtes pas là pour exécuter un brief les yeux fermés. Vous êtes là pour conseiller. Alors si le besoin de votre client vous paraît trop flou ou peu réaliste, challengez-le. C’est votre rôle de recruteur partenaire.
Étape 2 : instaurer une mécanique de communication efficace
Une mission sans suivi régulier, c’est le meilleur moyen de perdre le fil… et le client.
Voici comment éviter ça :
- Fixez un rythme convenu à l’avance : un point hebdo de 15 minutes, un mail récap’ toutes les deux semaines, un canal Slack dédié… Peu importe le format, tant que la cadence est régulière et réaliste pour les deux parties.
- Structurez chaque échange : lorsque vous avez un appel de prévu, prenez le temps d’envoyer en amont un mini ordre du jour. Même si c’est juste 3 bullet points, cela rendra la discussion plus efficace.
- Relancez vite (et bien) : si un retour bloque, ne laissez pas traîner. Relancez dès que nécessaire, et soyez précis : “J’ai besoin de ton feedback sur X d’ici jeudi pour avancer sur Y”, plutôt qu’un vague “Alors, t’as vu le profil ?”.
En résumé : des échanges courts, cadrés, réguliers. Et c’est vous qui donnez le tempo.
Essayez-nous gratuitement
Étape 3 : donner de la visibilité tout au long du process
Maintenant que les échanges sont posés, il ne s’agit pas seulement de parler souvent : il faut aussi donner de la matière. Sans visibilité, le client risque de décrocher, de douter… ou de micro-manager.
Deux leviers simples et puissants :
- Montrer l’activité, même quand il n’y a pas de nouveaux profils : partagez régulièrement vos actions et retours concrets (nombre de profils contactés, feedbacks des candidats, tendances observées). Cela montrera que vous pilotez la mission, pas que vous “donnez des nouvelles de temps en temps”.
- Prévenir plutôt que guérir : si un blocage pointe le bout de son nez (peu de réponses, fourchette salariale trop basse, marché tendu), remontez-le immédiatement. Et proposez des solutions : ajuster les critères, retravailler l’offre, élargir la recherche.
Si vous faites ça, vous faites déjà mieux que la plupart des cabinets de recrutement.
Étape 4 : soigner la fin de mission pour mieux préparer la suivante
Le candidat a signé, tout le monde est content… et vous ? Vous disparaissez dans la nature ? Mauvaise idée.
La fin de mission est le moment parfait pour consolider la relation, faire le bilan, et préparer la suite. Si vous bâclez cette phase, vous passez à côté d’un levier clé de fidélisation client.
Là encore, voici quoi faire, très concrètement :
- Proposez un vrai débrief : planifiez un échange rapide une fois le recrutement finalisé, pour passer en revue ce qui a bien fonctionné (et ce qui peut être amélioré). Posez des questions ouvertes : “Qu’avez-vous apprécié dans notre collaboration ?”, “Y a-t-il des points qu’on pourrait optimiser ?”. Et prenez des notes. C’est de l’or pour la suite.
- Mettez en valeur ce que vous avez fait : souvent, le client ne mesure pas tout le travail accompli. Alors donnez des chiffres (nombre de profils contactés, temps moyen de réponse, taux de retour positif…) et rappelez les moments où vous avez réagi vite, conseillé, ajusté le tir. Ce n’est pas de l’auto-promo, c’est de la pédagogie.
- Ouvrez la porte à la suite : proposez un suivi de prise de poste, une veille pour des besoins futurs, ou un point de suivi dans quelques mois. L’idée : vous projeter avec eux sur le long terme, sans être pushy.
Conseil bonus : n’hésitez pas à demander un témoignage ou une reco LinkedIn quand tout s’est bien passé. C’est à ce moment-là que la satisfaction est la plus forte.
Bref, pas de bons recrutements sans bonne relation client. Et pas de bonne relation client sans méthode. C’est aussi simple que ça.
Si vous deviez ne retenir qu’une chose : ne laissez jamais une mission se faire “au feeling”. Structurez. Cadrez. Échangez. Et vous verrez : tout deviendra plus simple !
