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Jacques Raud Consulting, 1 an de collaboration avec Tool4staffing, le bilan

Bonjour Monsieur Raud, vous avez adopté la solution T4S en mars 2018, avant cela, vous utilisiez une autre solution de gestion de candidatures. Pourquoi avoir changé ?

Lorsque T4S nous a contacté nous n’avions pas pour projet de changer. C’est après avoir effectué une démonstration en ligne de la solution que nous avons pris conscience du gain de temps et des diverses fonctionnalités que pouvait offrir T4S. L’interface particulièrement ludique et la facilité d’utilisation de l’outil nous ont convaincu du changement. Avant nous utilisions plusieurs outils pour gérer l’intégralité de notre activité et passer d’un outil à un autre représentait une charge de travail supplémentaire.

Comment T4S a su répondre à cette problématique ?

Grâce à un travail en amont avec l’équipe de développeurs, l’ensemble de nos données ont été centralisées dans la solution T4S. Désormais, tout est réuni dans un seul et même outil qui a été repensé en fonction de nos besoins. Nous avons pu optimiser notre processus de recrutement et ainsi consacrer davantage de temps à notre cœur de métier, la gestion de talents.

Justement, présentez-nous-en quelques mots le cabinet Jacques Raud Consulting

Le cabinet existe depuis 2002, notre cœur de cible est le recrutement de profils rares dans le PLM, le Digital et l’IT. Nous travaillons depuis Paris, Toulouse et Sophia, pour des recrutements en France et en Europe : Angleterre, Allemagne, Benelux, pays nordiques, Espagne, Italie, … Notre objectif principal est de fiabiliser les actions de recrutement de nos clients et de réduire les risques en tenant compte des défis métiers les plus critiques.

Comment votre équipe et celle de T4S travaillent-elles ensemble ?

Je n’ai pas souvent été personnellement en contact direct avec l’équipe de T4S car c’est mon équipe qui a géré le projet. Presque un an après avoir adopté la solution, ils sont encore aujourd’hui régulièrement en contact afin de continuer l’amélioration de nos procédés de travail.

L’adjectif qui définit le mieux la solution ?

Adaptable : aucun cabinet ne se ressemble et les problématiques de chacun sont différentes. L’équipe T4S a su être à l’écoute de nos besoins pour faire de la solution un outil qui s’adapte parfaitement à notre mode de fonctionnement.

Quels sont selon vous les axes d’amélioration de l’outil ?

Ce qui nous manque aujourd’hui serait une fonctionnalité pour pouvoir envoyer des SMS depuis l’interface, et puis améliorer le module de recherche, notamment pour générer des requêtes complexes plus facilement.

En une phrase, pourquoi recommanderiez-vous T4S ?

Je recommande vivement T4S tout simplement pour la facilité d’utilisation et la qualité des nombreuses fonctionnalités de la solution.

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Olivier Payen, pour Sapiance RH : Tool4staffing était la meilleure option technologique et ergonomique

Bonjour Olivier, avant tout, Sapiance RH c’est quoi ?

Sapiance RH c’est quatorze ans d’existence et aujourd’hui une vingtaine de collaborateurs. Le cabinet exerce son activité dans les domaines du recrutement, outplacement, coaching et du conseil dans une dizaine de secteurs. Notre vision : construire, en marche du changement sociétal, une relation de confiance avec nos clients sur le long terme.

Vous avez récemment changé de logiciel, le vôtre ne vous convenait plus ?

Comme beaucoup d’autres du même style, notre ancien logiciel n’avait pas vraiment su avancer avec son temps. Les nouvelles versions qui étaient délivrées ne comportaient pas d’améliorations notables, voire, des régressions qui rendaient notre travail plus ardu.

Pourquoi avoir choisi Tool4staffing ?

Nous aimions bien le profil des fondateurs : plutôt issus de la tech que du recrutement, cela leur donnait un regard assez différent sur notre activité, et une vision assez innovante sur les choses à mettre en place. D’autre part et après avoir audité l’ensemble des solutions proposées par le marché, nous avons considéré que la proposition de tool4staffing représentait la meilleure option tant en terme d’ergonomie qu’en terme d’offre technique.

Vous n’aviez pas peur que leur expertise recrutement soit insuffisante ?

C’est vrai que c’est souvent le cas dans beaucoup de startups. Mais leur approche est assez différente de ce que j’ai pu voir jusqu’à présent. Ils sont très à l’écoute de nos besoins, cherchent des solutions, et leurs conseils souvent pertinents. S’ils se sont comportés comme ça avec leurs 60 clients cabinets, je pense que « l’expertise recrutement » ils l’ont indéniablement gagnée. En plus je pense que nous pouvons nous inscrire dans une logique d’apports réciproques afin de continuer à améliorer la solution.

Une migration est toujours pénible, quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées ?

La récupération de nos données antérieures a été assez complexe sur bien des plans. Là aussi tool4staffing a été extrêmement proactif, et ils n’ont pas hésité à sortir de leurs prérogatives pour nous faciliter la tâche.

Ces données ont pu être récupérées ?

Toutes les bases que nous avons récupérées auprès de notre ancien prestataire ont correctement été intégrées. Il y a eu des éléments de matching à mettre en place, car nous en avons profité pour recoder et requalifier la base. Notre nouveau logiciel nous permet en effet de faire un « audit » de notre base, et détecter les champs vides, les éléments de listes inutiles : nous en avons profité pour avoir une base saine.

Expérience assez positive alors, quelques critiques ?

Nous manquions de temps pour effectuer nos feedbacks sur l’outil, nous avons donc choisi de le faire « au fil de l’eau », en post-production. L’outil étant en production, ces retours ont mis un peu de temps à être intégrés ce qui a généré de la frustration dans nos équipes. Je conseille vivement d’effectuer tous les feedbacks en amont, et de ne passer en production qu’une fois l’ensemble validé.

Qu’avez-vous pensé de l’équipe de tool4staffing ?

Elle a été très présente tout au long du projet et continue de l’être. Que ce soit à distance, par téléphone, email, ou lors de nombreuses visites dans nos bureaux, elle nous relance d’elle-même et est extrêmement proactive. On se sent très suivis.

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Recrutement : l’IA sera-t-elle aussi raciste et sexiste que nous ?

En 2016, à peine lancée, le chatbot Tay de Microsoft dérapait sur Twitter : propos négationnistes, apologie d’ Hitler…ses créateurs l’ont débranché après seulement 24h. En 2017, un an plus tard, ce fut le tour d’une autre intelligence artificielle, nommée Glove, de reproduire des stéréotypes grossiers : les femmes associées aux arts, les hommes aux professions scientifiques…

Pourquoi certaines Intelligences Artificielles, que l’on nous présente comme le progrès absolu, finissent par reproduire les discours de Tonton Fernand après 3 verres de vin rouge ? Pour comprendre il faut se pencher sur le mode de fonctionnement  de ce que la plupart des scientifiques refusent d’appeler « Intelligence » Artificielle. Beaucoup lui refusent cet honneur, et préfère utiliser le terme “Apprentissage Récursif”. Explication.

Lorsque les machines gagnent aux échecs ou au jeu de go, créent de la musique classique ou des vidéos criantes de vérité, elles ne font appel à aucun type de réflexion. Elles réalisent simplement un nombre considérable de “tests/erreurs” qui leur permet finalement de proposer un comportement adapté.

À titre de comparaison : si vous mettez une grenouille face à un piano minuscule, et que vous lui envoyez une décharge chaque fois qu’elle fait une fausse note, elle finira par savoir jouer du Chopin. Problème : à raison de 100 fausses notes par jours il lui faudra sans doute quelques centaines d’années. Une IA, elle, peut réaliser plusieurs millions de tests/erreurs par seconde. Elle battra donc la grenouille à plate couture dans l’apprentissage du piano, mais n’aura pas une réflexion bien supérieure.

Pour apprendre les machines ont donc besoin de distinguer ce qu’est une erreur (une fausse note) de ce qui n’en est pas (une note juste). Les algorithmes des chatbots, pour réaliser leur apprentissage tests/erreurs, ont donc besoin d’une base de données gigantesques de « réponses » qui sonnent justes. Pour certaines, notamment Tay de Microsoft, ce fut Twitter. Elle a donc exploré les réponses données à des milliards de questions sur ce réseau social, et en a déduit une trame de discussion la plus humaine possible.

Tout l’apprentissage des machines et donc basé sur la reproduction du comportement qu’elle a appris, sans réflexion ni analyse de ce dernier. Il est donc normal que ces « Intelligences » reproduisent les biais et stéréotypes véhiculés sur ces derniers. Y compris pour les théories les plus violentes : ces théories sont en général plus activement défendue par leurs partisans que la recette de la courge à la tomate.

Ce genre d’incidents nous interroge sur l’utilisation de l’IA, à l’heure où nous lui confions de plus en plus d’éléments de décisions. Quelle est la limite éthique de la démarche ? Si on peut pardonner Tonton Fernand, voire se dire qu’il changera, qu’en est-il d’une machine ?

Valérie Touraine, CEO du chatbot RH JAI récemment acquis par JobiJoba, nuance : “Un chatbot peut reposer sur une véritable IA ou de simples arbres de discussions. Chez JAI, pour une expérience candidat unique, nous utilisons les deux. D’une part, notre brique d’Intelligence Artificielle (aussi appelé NLU) est entraînée sur l’ensemble des discussions avec les candidats par une équipe de datascientists qui maîtrise son apprentissage. Ainsi on évite l’effet boîte noire. Cela nous permet de comprendre les questions des candidats afin d’y répondre au mieux. D’autre part, nous avons des scénarios guidés pour accompagner le candidat dans sa découverte de l’entreprise et de ses offres. »

Et surtout, précise-t-elle, “toute la qualité d’une IA vient du choix de la base d’entraînement, sélectionnée et optimisée par les data scientists”. Quand on voit l’agressivité bien connue des échanges sur Twitter, on peut se demander comment ceux de Microsoft ont pu espérer un résultat différent ?

Une certitude : ces notions de “qualité d’IA” vont se poser de plus en plus, et un peu plus de transparence sera de mise. Dans notre article « L’effet pôle emploi» , nous pointions déjà du doigt les limitations d’une qualification trop rigide la base. Algorithmes de matching, recherche sémantique…tous ces outils doivent être au service de l’utilisateur et non pas entériner des biais contre lesquels il faut lutter. Chez Tool4staffing nous sélectionnons avec soin nos outils d’Intelligence Artificielle. Ils sont en outre pensés pour proposer une puissante aide à la décision, mais en aucun cas s’y substituer. Le temps gagné est notable, la base candidats infiniment mieux qualifiée, et le dernier regard lui, reste humain. C’est pour nous un engagement fort, dans un domaine où la discrimination est, on le sait, encore très présente.

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Nos employés témoignent: Episode #1 « Antoine et sa liberté d’expression »

Bonjour Antoine, vous travaillez actuellement chez Tool4staffing, et vous souhaitez nous partager un peu votre expérience ?

Avant tout je tiens à préciser que je ne suis l’objet d’aucune pression, ni sur mes conditions de travail ni sur mon intégrité physique, et suis libre de m’exprimer comme bon me semble lors de cet interview.

Très bien. Quel est votre rôle chez Tool4staffing ?

Je fais partie de l’équipe de production en tant que Lead Développeur.

Concrètement cela consiste en quoi ?

Les tâches sont extrêmement variées, mais globalement elles se catégorisent en 3 parties :

  • Intégration client : en collaboration avec la Chef de Projet nous analysons les besoins des nouveaux clients et les intégrons à notre solution, qui est hautement personnalisable.
  • Maintenance : nous assurons un suivi clients et permettons l’intégration d’update supplémentaires
  • R&D : la solution évolue chaque jour, et nous sommes chargés d’intégrer de nouvelles fonctionnalités, ou d’améliorer celles existantes.

Intéressant : quels types de fonctionnalités ?

La maintenance sert justement à récupérer des feedbacks clients, nous les classifions et en déduisons les axes d’améliorations prioritaires. C’est une amélioration continue : une nouvelle version est mise en ligne au moins tous les semestres, avec à chaque fois des améliorations. Parfois des simplifications aussi, afin de ne pas finir avec une usine à gaz.

Quelle mission vous plaît le plus ?

Que cela soit via la R&D ou l’intégration de clients, il est très agréable de voir les clients répondre positivement à ce que nous faisons. Nous codons « utile », au sens où nous voyons immédiatement ce que l’on a fait être pris en main et exploité par les utilisateurs finaux.

Quelle peut être votre difficulté ?

Les périodes de rush ne sont pas toujours faciles à gérer. Nous avons multiplié notre nombre de clients par 3 l’an dernier, et nous continuons sur le même rythme. Il est normal qu’avec une croissance pareille il y ait parfois des distensions entre le nombre de nouveaux clients à gérer et les effectifs en place.

Lorsque je suis arrivé l’équipe de production était constituée de 3 personnes, nous allons être 10 d’ici peu. Et cela ne va pas s’arrêter là.

Du coup, comme beaucoup de startups, vous êtes un peu « à l’arrache » j’imagine ?

Le terme est un peu fort. J’avoue que certains aspects de la production étaient un peu artisanaux : la technologie est maison, il y avait très peu de documentation…mais on voit très clairement qu’une bonne partie de notre croissance est investie dans la professionnalisation des process.

Dès lors peu importe que tout ne soit pas parfait, tant qu’on voit une évolution réelle et rapide, qui privilégie l’efficacité.

Cette forte croissance, et cette évolution, c’est ce qui vous plaît ?

Evidemment ! Je savais pourquoi je signais et si j’avais voulu travailler dans une entreprise plus statique avec des processus rigides je serais allé dans une ESN ou dans une grosse entreprise. Ce qui me plaît c’est le côté « tout est à faire ». Nous avons mis en place pas mal de choses depuis mon arrivée : un ERP, des process de développements…

L’équipe de production est très impliquée dans cette amélioration : nous sommes invités à donner notre avis au travers de workshops, des solutions sont sélectionnées, parfois contre-validées par des consultants externes, et du temps est ensuite bloqué pour les mettre en place.

Bon Antoine, entre nous, vous n’avez quasiment aucune critique à formuler ? Vos dirigeants par exemple ? Rien à raconter ?

Je tiens à préciser que je ne suis l’objet d’aucune pression, ni sur mes conditions de travail ni sur mon intégrité physique, et suis libre de m’exprimer comme bon me semble lors de cet interview.

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Tester tool4staffing avant de l’adopter : Emmanuel De Prémont, de Finaxim, nous raconte

Bonjour Emmanuel, Pourquoi avez-vous changé votre ancien outil pour celui de tool4staffing?

Chez Finaxim nous sommes en veille permanente des évolutions du secteur du recrutement et en particulier sur les solutions digitales. Depuis quelques années, notre outil de gestion des candidats n’évoluait plus assez. Comme tout le monde nous n’osions pas franchir le pas par peur du changement : on sait ce qu’on a mais on ne sait pas ce qu’on aura. Lorsque nous avons vu que Tool4staffing nous proposait d’intégrer notre base et nos personnalisations sans engagement, nous avons saisi l’occasion avec Marie-Camille Liger-Belair qui dirige notre pôle recrutement.

Comment s’est passé ce changement?

Nous sommes passés par une phase de test où nous avons pu utiliser le logiciel en mode réel, avec nos données réelles dedans, et demander des personnalisations. Le test s’est révélé concluant et, de fait, la bascule s’est faite en douceur : plusieurs utilisateurs avaient déjà bien appréhendé l’outil à ce moment là.

Vous pensez donc avoir aujourd’hui l’outil de vos rêves?

(rires) Mes rêves vont plus loin qu’un outil de gestion, mais on peut dire que l’outil correspond à nos besoins actuels.. On peut aller loin dans la personnalisation de l’outil. Bien-sûr des délais sont parfois à prévoir, cela dépend des demandes, mais on voit les choses évoluer. Finaxim va continuer de changer et nous pourrons continuer de refléter cette évolution dans l’outil.

Quelques mots sur Finaxim?

Le Groupe Finaxim est un réseau d’experts en gestion opérationnelle qui accompagne au quotidien les entreprises sur différents besoins : recrutement (sous la marque Electeam), formation, accompagnement individuel et collectif, changement de manager, travail à temps partagé et management de transition, etc. Nos activités sont très diversifiées.

En quoi tool4staffing a dû s’adapter à ce modèle?

L’outil est flexible et simple d’utilisation.. Nous avons par ailleurs intégré deux marques dans l’outil : Finaxim (pour notre activité temps partagé, management de transition) et Electeam (pour notre activité de conseil en recrutement). Cela nous permet de tous travailler avec le même outil, tout en gardant nos spécificités.

Avez-vous une petite anecdote à nous partager par rapport à votre relation avec tool4staffing?

Non pas vraiment d’anecdotes à raconter, je peux juste vous dire que nous apprécions l’implication des équipes. Nous avons remonté beaucoup de demandes de personnalisation, mais l’équipe les a pris en compte, et nous avons le sentiment que cela continuera à être le cas même au delà de la période de démarrage.

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Codification de votre base candidats : comment éviter « l’effet Pôle Emploi »

“Il ne faut pas coller d’étiquette aux gens” nous répète-t-on depuis l’enfance. Pourtant en recrutement, “coller des étiquettes”, est un impératif de tous les jours. Cela s’appelle “qualifier” un candidat, ou plus exactement le “codifier”, pour les plus techniques. Autrement dit, transformer un CV en une série de valeurs codifiées : Fonction, Secteur, Langues, Disponibilités…bref toute autre information qui ne soit pas du simple texte. Tous les candidats sont ainsi “codés” dans les bases des recruteurs, via un algorithme ou une action humaine.

Le but premier est louable : permettre de retrouver ultérieurement le candidat de manière simplifiée, le matcher en quelques clics avec un poste à pourvoir. Le travers, nous le connaissons tous : c’est celui de la réduction d’un CV à quelques codes pas forcément représentatifs. En France, le champion toute catégorie de cette codification hasardeuse est bien sûr Pôle Emploi, à qui nous devons ce genre d’emails ubuesques, reçu un beau matin chez Tool4staffing :

Monsieur,

Le Pôle emploi m’a demandé de vous envoyer un CV pour le poste de « Développeur PHP (H/F) » N° 078PGRK, je vous prie ainsi de bien vouloir le trouver ci-joint. Malheureusement, je n’ai aucune des compétences demandées pour ce dernier.

Vous en souhaitant bonne réception.  

Gageons que le système d’information de Pôle Emploi ne fait pas la distinction entre un développeur VBA et un développeur PHP, pourtant fort peu commutables.

Mais plutôt que de les blâmer aveuglément, demandons-nous ce qui peut amener à ce type de situations absurdes. Pourquoi un  “commercial digital sédentaire” est classé comme “commercial” ? Comment Pôle Emploi peut proposer un poste de stripteaseuse à une maîtresse d’école ou un emploi dans les cosmétiques à une diététicienne ?  Outre les travers administratifs que l’on connaît bien, il existe aussi un problème structurel : avec un spectre d’action trop large ( 2.5M de candidats, du garçon de café au directeur général, tous secteurs confondus ), Pôle Emploi n’a pa su/pu établir une liste de codes pertinente. Plutôt que de les multiplier à l’infini, ils les ont donc limités, provoquant ces codifications grossières..

Mais si Pôle Emploi a comme excuse la taille de sa base, la plupart des recruteurs ont souvent une base plus restreinte. En outre ils sont la plupart du temps spécialisés, que cela soit par types de postes ou par secteurs. Le spectre des profils possibles y est beaucoup plus étroit que sur une base comme celle de Pôle Emploi, qui couvre, par définition, quasiment l’ensemble du marché du travail. Bonne nouvelle : il est donc possible de coder correctement sa base et de l’exploiter au maximum.

Dans ce cadre, voici quelques conseils, parfois évidents, souvent bien utiles :

  1. Vos codes dépendent de votre base. On ne code pas de la même manière une base d’interim de 100 000 candidats qu’une base chassée de 10 000 candidats.
  2. Vos codes doivent évoluer avec vous, et il faut savamment maîtriser l’ajout de nouveaux codes, la suppression de certains, la fusion d’autres.
  3. Vos codes doivent faire consensus au sein de vos équipe. Chacun doit, à candidat égal, le coder exactement de la même manière.

Si ces 3 points ne sont pas respectés, si les codes de votre base sont mal pensés : les utilisateurs ne vont pas les rentrer, ou mal, et votre base sera inexploitable. Passer outre cette problématique, c’est le choix que font malheureusement beaucoup de recruteurs, par manque de temps.

Voilà pourquoi chez Tool4staffing , logiciel de référence pour de nombreux professionnels du recrutement, nous proposons des outils permettant d’auditer votre base en temps réel : quels champs sont remplis ? Dans quelles proportions ? Qui remplit comment ? En un clin d’œil vous pouvez analyser vos différents codes. Un code n’est jamais utilisé ? Supprimez-le. Au contraire un code est prépondérant ? Divisez-le.

Prendre les quelques minutes nécessaires à la définition de codes pertinents est un pari gagnant : le travail quotidien du recruteur est facilité et votre base candidats hautement valorisée.

Pourquoi Hymane Ben Aoun, du cabinet Aravati, a choisi tool4staffing

Bonjour Hymane, si tu devais décrire en 3 adjectifs tool4staffing ? Le produit mais aussi l’équipe.

Je dirais : flexibles, rigoureux et dynamiques.

Flexible ?

Nous avions des attentes très fortes pour notre nouveau logiciel et avons demandé de très nombreuses personnalisations : tool4staffing a réussi à tout intégrer et ce avec rigueur. D’où mon deuxième adjectif.

Oui mais « dynamiques » cela fait un peu galvaudé non ?

Pas forcément : dans notre domaine nous sommes des éternels insatisfaits. Nous devons toujours aller plus vite et faire mieux que le mois dernier. Tool4staffing est à l’écoute permanente des besoins de leurs clients : ils les agrègent et ajoutent presque mensuellement des nouveautés qui représentent immédiatement un plus au quotidien.

C’est très agréable de se sentir suivi et de voir notre logiciel évoluer de lui-même. Outre ces améliorations générales nous demandons fréquemment des updates qui nous sont propres et qui sont intégrées plus rapidement.

C’est ce que vous recherchiez par rapport à votre solution précédente ?

En effet : notre logiciel précédent était un acteur historique un peu « figé » dans son succès. Cela faisait longtemps que ne voyions plus rien avancer. Lorsque nous effectuions des demandes elles tardaient beaucoup à se mettre en place et parfois de manière incomplète.

Tool4staffing s’appuie apparemment sur une technologie très différente de ses confrères, ce qui lui permet d’être facilement personnalisable et d’évoluer sur le long terme.

Quelques mots sur Aravati ?

Une des valeurs ajoutée d’Aravati est de proposer à chaque entreprise une solution RH vraiment sur mesure, au travers de prestations adaptées. Notre 1er atout sera la compréhension des attentes de chaque entreprise, la recherche de talents spécifiques, l’intérêt porté à chaque candidat, pour créer les conditions d’une vraie rencontre.

En quoi Tool4staffing a dû s’adapter à ce modèle ?

Nous avions plusieurs prestations je l’ai dit, avec plusieurs modes de fonctionnement : workflow, facturation… ils nous a fallu intégrer tout cela dans tool4staffing, sans pour autant monter une usine à gaz.

Allez soyez sincère : vous avez quand même une petite insatisfaction à nous partager ?

Nous avions vraiment demandé beaucoup de personnalisations, cela a engendré un certain délai dans la livraison du logiciel que nous n’avions pas prévu. Mais c’est le lot des startup en très forte croissance, et cela valait sincèrement la peine d’attendre : nos équipes sont ravies et le gain en productivité est notable.

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