Catégorie : Témoignages clients

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Olivier Grapin et Caroline Gelis, de MPI Executive témoignent de leur expérience

Bonjour Olivier, avant tout voudriez-vous nous présenter votre cabinet en quelques mots ?

Notre cabinet existe depuis 17 ans. Nous faisons du management de transition, il s’agit de trouver dans l’urgence des managers qui vont gérer des situations que les entreprises n’arrivent pas à gérer en interne dû à une maladie, un départ ou une mobilité. Notre métier est un métier de qualification des situations d’urgences, de recherche des bonnes personnes et d’adéquation afin que la mission se passe bien dans la durée. Les missions durent 7/8 mois en moyenne et peuvent durer jusqu’à 2 ans. Il s’agit donc également d’un travail de suivi au quotidien.

Vous êtes récemment passé chez Tool4staffing, quel était votre espérance principale ?

Nous n’étions pas satisfaits de la solution utilisée en interne. Nous avons donc fait une recherche pour un nouvel outil et nous avons eu trois propositions. Tool4staffing nous a séduit par son aspect convivial, très visuel, l’outil pouvait reprendre notre ancienne base de données sans problème. Nous pouvions également formater à notre sauce la base de données. Celle-ci n’avait pas bougé pendant 10 ans. Nous étions dans quelque chose d’extrêmement rigide. Grâce à tool4staffing nous avons retrouvé la fluidité dont nous avions besoin par rapport à notre métier mais également aux contraintes réglementaires en termes de RGPD. Il y a eu du nettoyage de fait et ce qui est hallucinant c’est que ce nettoyage n’a pas été fait en amont mais après l’intégration de la base à tool4staffing. Normalement cela se passe dans le sens inverse. La base doit être très propre pour pouvoir être intégrée à l’outil. C’est là qu’on voit que l’outil est tellement bien fait qu’il permet de réaliser ce travail après notre passage sur tool4staffing.

Le passage vers Tool4staffing vous a permis de voir ce qui n’était pas utile dans votre base de données ?

Il nous a permis de voir ce qui n’était pas à jour et même légalement nous ne pouvions pas tout garder, il fallait faire un tri. C’est très marquant sur le retour d’expérience de l’année, c’est l’outil de nettoyage de notre expérience manager. Nous ne faisons pas du recrutement classique. On n’est pas là sur un besoin, une chasse, 10 profils et on passe à autre chose. Nous essayons de garder les gens qu’on a. Dans notre métier nous avons besoin de garder ces personnes. Un candidat ne correspond peut-être pas à une mission maintenant mais pourrait dans 2 ans ou 10 ans. Nous essayons de garder la trace des personnes que nous avons. Avec la mise à jour RGPD nous avons commencé depuis un mois à également travailler sur le lien avec ces personnes. Nous avons vu qu’elles étaient très réceptives à nos mails. Elles interagissaient rapidement. Nous pourrions imaginer dans le futur avoir des échanges peut être trimestriels et gérer une relation particulière avec ces gens que l’on connait.

Vous avez donc utilisé l’emailing via tool4staffing, cela fonctionne bien ?

Oui, nous avons eu un bon taux de retours. Nous avons affectionné le mailing en commençant par contacter les managers ayant effectué des missions avec nous. Puis des managers qui avaient été présentés sur des missions mais qui n’avaient pas forcements été retenus. Des managers que nous avions rencontrées et référencer dans la base et pour finir le gros, donc tous les CV dans la base. Nous sommes plutôt contents des retours.

Quand vous contactez ces personnes, qu’est-ce que vous leur proposez ?

De mettre à jour leurs données. Ils avaient juste à cliquer sur un lien pour donner la permission de conserver les données donc très ludique et facile. C’est surement pour cette raison que cela a aussi bien marché. Ils peuvent également cliquer sur un lien pour mettre à jour leurs données.

Est-ce que le passage sur Tool4staffing vous a permis d’être totalement RGPD-compliant ?

Oui, nous avions une idée de ce que nous voulions mais même l’ergonomie de la mise en œuvre nous a surpris dans le bon sens. C’est un peu contraignant, les personnes doivent lire un texte, appuyer sur un bouton. Finalement c’était très bien pensé, très bien calé. La bonne cinématique, le bon déroulé et la bonne manière de faire. C’est beaucoup de boulot de préparation en amont mais la mise en œuvre est étonnamment simple.

Et cela ne vous fait pas peur de partager vos informations avec vos candidats ?

Nous ne partageons pas tout. Nous sommes dans un monde ouvert. C’est le principe de la RGPD, c’est le moyen d’ouvrir notre boite. Avant, tout était lourd et verrouillé chez nous. C’est vraiment la force de votre d’application, elle permet d’ouvrir une fenêtre et de permettre le dialogue et de présenter les données telles qu’elles sont. Nous n’avons rien à cacher et il nous faut l’accord des gens. C’est la loi. Nous sommes dans la philosophie du monde moderne sur la gestion des données pour des acteurs comme nous. Nous avons des informations critiques. Nous avons l’adresse, le nom, le prénom, le numéro de téléphone. Rien que dans le CV, il y a énormément d’informations. Même si les gens les partagent sur des plateformes ce n’est pas rien. Cela a de la valeur, c’est sensible.

Nous comprenons donc que votre expérience a été assez positive. Quelques critiques tout de même ?

Je pense que vous êtes victime de votre succès. Nous avions toujours eu des retours rapides de votre part jusqu’à dernièrement où nos demandes ont mis du temps à être intégrées dû à la croissance de l’entreprise.  

Le problème des améliorations continues est qu’elle donne toujours une impression d’inachevé. Malgré cela nous avons toujours de bonnes surprises avec les nouvelles versions. Elles ne fonctionnent pas par pallier évolutif mais votre méthode est agile.

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Jacques Raud Consulting, 1 an de collaboration avec Tool4staffing, le bilan

Bonjour Monsieur Raud, vous avez adopté la solution T4S en mars 2018, avant cela, vous utilisiez une autre solution de gestion de candidatures. Pourquoi avoir changé ?

Lorsque T4S nous a contacté nous n’avions pas pour projet de changer. C’est après avoir effectué une démonstration en ligne de la solution que nous avons pris conscience du gain de temps et des diverses fonctionnalités que pouvait offrir T4S. L’interface particulièrement ludique et la facilité d’utilisation de l’outil nous ont convaincu du changement. Avant nous utilisions plusieurs outils pour gérer l’intégralité de notre activité et passer d’un outil à un autre représentait une charge de travail supplémentaire.

Comment T4S a su répondre à cette problématique ?

Grâce à un travail en amont avec l’équipe de développeurs, l’ensemble de nos données ont été centralisées dans la solution T4S. Désormais, tout est réuni dans un seul et même outil qui a été repensé en fonction de nos besoins. Nous avons pu optimiser notre processus de recrutement et ainsi consacrer davantage de temps à notre cœur de métier, la gestion de talents.

Justement, présentez-nous-en quelques mots le cabinet Jacques Raud Consulting

Le cabinet existe depuis 2002, notre cœur de cible est le recrutement de profils rares dans le PLM, le Digital et l’IT. Nous travaillons depuis Paris, Toulouse et Sophia, pour des recrutements en France et en Europe : Angleterre, Allemagne, Benelux, pays nordiques, Espagne, Italie, … Notre objectif principal est de fiabiliser les actions de recrutement de nos clients et de réduire les risques en tenant compte des défis métiers les plus critiques.

Comment votre équipe et celle de T4S travaillent-elles ensemble ?

Je n’ai pas souvent été personnellement en contact direct avec l’équipe de T4S car c’est mon équipe qui a géré le projet. Presque un an après avoir adopté la solution, ils sont encore aujourd’hui régulièrement en contact afin de continuer l’amélioration de nos procédés de travail.

L’adjectif qui définit le mieux la solution ?

Adaptable : aucun cabinet ne se ressemble et les problématiques de chacun sont différentes. L’équipe T4S a su être à l’écoute de nos besoins pour faire de la solution un outil qui s’adapte parfaitement à notre mode de fonctionnement.

Quels sont selon vous les axes d’amélioration de l’outil ?

Ce qui nous manque aujourd’hui serait une fonctionnalité pour pouvoir envoyer des SMS depuis l’interface, et puis améliorer le module de recherche, notamment pour générer des requêtes complexes plus facilement.

En une phrase, pourquoi recommanderiez-vous T4S ?

Je recommande vivement T4S tout simplement pour la facilité d’utilisation et la qualité des nombreuses fonctionnalités de la solution.

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Olivier Payen, pour Sapiance RH : Tool4staffing était la meilleure option technologique et ergonomique

Bonjour Olivier, avant tout, Sapiance RH c’est quoi ?

Sapiance RH c’est quatorze ans d’existence et aujourd’hui une vingtaine de collaborateurs. Le cabinet exerce son activité dans les domaines du recrutement, outplacement, coaching et du conseil dans une dizaine de secteurs. Notre vision : construire, en marche du changement sociétal, une relation de confiance avec nos clients sur le long terme.

Vous avez récemment changé de logiciel, le vôtre ne vous convenait plus ?

Comme beaucoup d’autres du même style, notre ancien logiciel n’avait pas vraiment su avancer avec son temps. Les nouvelles versions qui étaient délivrées ne comportaient pas d’améliorations notables, voire, des régressions qui rendaient notre travail plus ardu.

Pourquoi avoir choisi Tool4staffing ?

Nous aimions bien le profil des fondateurs : plutôt issus de la tech que du recrutement, cela leur donnait un regard assez différent sur notre activité, et une vision assez innovante sur les choses à mettre en place. D’autre part et après avoir audité l’ensemble des solutions proposées par le marché, nous avons considéré que la proposition de tool4staffing représentait la meilleure option tant en terme d’ergonomie qu’en terme d’offre technique.

Vous n’aviez pas peur que leur expertise recrutement soit insuffisante ?

C’est vrai que c’est souvent le cas dans beaucoup de startups. Mais leur approche est assez différente de ce que j’ai pu voir jusqu’à présent. Ils sont très à l’écoute de nos besoins, cherchent des solutions, et leurs conseils souvent pertinents. S’ils se sont comportés comme ça avec leurs 60 clients cabinets, je pense que « l’expertise recrutement » ils l’ont indéniablement gagnée. En plus je pense que nous pouvons nous inscrire dans une logique d’apports réciproques afin de continuer à améliorer la solution.

Une migration est toujours pénible, quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées ?

La récupération de nos données antérieures a été assez complexe sur bien des plans. Là aussi tool4staffing a été extrêmement proactif, et ils n’ont pas hésité à sortir de leurs prérogatives pour nous faciliter la tâche.

Ces données ont pu être récupérées ?

Toutes les bases que nous avons récupérées auprès de notre ancien prestataire ont correctement été intégrées. Il y a eu des éléments de matching à mettre en place, car nous en avons profité pour recoder et requalifier la base. Notre nouveau logiciel nous permet en effet de faire un « audit » de notre base, et détecter les champs vides, les éléments de listes inutiles : nous en avons profité pour avoir une base saine.

Expérience assez positive alors, quelques critiques ?

Nous manquions de temps pour effectuer nos feedbacks sur l’outil, nous avons donc choisi de le faire « au fil de l’eau », en post-production. L’outil étant en production, ces retours ont mis un peu de temps à être intégrés ce qui a généré de la frustration dans nos équipes. Je conseille vivement d’effectuer tous les feedbacks en amont, et de ne passer en production qu’une fois l’ensemble validé.

Qu’avez-vous pensé de l’équipe de tool4staffing ?

Elle a été très présente tout au long du projet et continue de l’être. Que ce soit à distance, par téléphone, email, ou lors de nombreuses visites dans nos bureaux, elle nous relance d’elle-même et est extrêmement proactive. On se sent très suivis.

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Tester tool4staffing avant de l’adopter : Emmanuel De Prémont, de Finaxim, nous raconte

Bonjour Emmanuel, Pourquoi avez-vous changé votre ancien outil pour celui de tool4staffing?

Chez Finaxim nous sommes en veille permanente des évolutions du secteur du recrutement et en particulier sur les solutions digitales. Depuis quelques années, notre outil de gestion des candidats n’évoluait plus assez. Comme tout le monde nous n’osions pas franchir le pas par peur du changement : on sait ce qu’on a mais on ne sait pas ce qu’on aura. Lorsque nous avons vu que Tool4staffing nous proposait d’intégrer notre base et nos personnalisations sans engagement, nous avons saisi l’occasion avec Marie-Camille Liger-Belair qui dirige notre pôle recrutement.

Comment s’est passé ce changement?

Nous sommes passés par une phase de test où nous avons pu utiliser le logiciel en mode réel, avec nos données réelles dedans, et demander des personnalisations. Le test s’est révélé concluant et, de fait, la bascule s’est faite en douceur : plusieurs utilisateurs avaient déjà bien appréhendé l’outil à ce moment là.

Vous pensez donc avoir aujourd’hui l’outil de vos rêves?

(rires) Mes rêves vont plus loin qu’un outil de gestion, mais on peut dire que l’outil correspond à nos besoins actuels.. On peut aller loin dans la personnalisation de l’outil. Bien-sûr des délais sont parfois à prévoir, cela dépend des demandes, mais on voit les choses évoluer. Finaxim va continuer de changer et nous pourrons continuer de refléter cette évolution dans l’outil.

Quelques mots sur Finaxim?

Le Groupe Finaxim est un réseau d’experts en gestion opérationnelle qui accompagne au quotidien les entreprises sur différents besoins : recrutement (sous la marque Electeam), formation, accompagnement individuel et collectif, changement de manager, travail à temps partagé et management de transition, etc. Nos activités sont très diversifiées.

En quoi tool4staffing a dû s’adapter à ce modèle?

L’outil est flexible et simple d’utilisation.. Nous avons par ailleurs intégré deux marques dans l’outil : Finaxim (pour notre activité temps partagé, management de transition) et Electeam (pour notre activité de conseil en recrutement). Cela nous permet de tous travailler avec le même outil, tout en gardant nos spécificités.

Avez-vous une petite anecdote à nous partager par rapport à votre relation avec tool4staffing?

Non pas vraiment d’anecdotes à raconter, je peux juste vous dire que nous apprécions l’implication des équipes. Nous avons remonté beaucoup de demandes de personnalisation, mais l’équipe les a pris en compte, et nous avons le sentiment que cela continuera à être le cas même au delà de la période de démarrage.

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Pourquoi Hymane Ben Aoun, du cabinet Aravati, a choisi tool4staffing

Bonjour Hymane, si tu devais décrire en 3 adjectifs tool4staffing ? Le produit mais aussi l’équipe.

Je dirais : flexibles, rigoureux et dynamiques.

Flexible ?

Nous avions des attentes très fortes pour notre nouveau logiciel et avons demandé de très nombreuses personnalisations : tool4staffing a réussi à tout intégrer et ce avec rigueur. D’où mon deuxième adjectif.

Oui mais « dynamiques » cela fait un peu galvaudé non ?

Pas forcément : dans notre domaine nous sommes des éternels insatisfaits. Nous devons toujours aller plus vite et faire mieux que le mois dernier. Tool4staffing est à l’écoute permanente des besoins de leurs clients : ils les agrègent et ajoutent presque mensuellement des nouveautés qui représentent immédiatement un plus au quotidien.

C’est très agréable de se sentir suivi et de voir notre logiciel évoluer de lui-même. Outre ces améliorations générales nous demandons fréquemment des updates qui nous sont propres et qui sont intégrées plus rapidement.

C’est ce que vous recherchiez par rapport à votre solution précédente ?

En effet : notre logiciel précédent était un acteur historique un peu « figé » dans son succès. Cela faisait longtemps que ne voyions plus rien avancer. Lorsque nous effectuions des demandes elles tardaient beaucoup à se mettre en place et parfois de manière incomplète.

Tool4staffing s’appuie apparemment sur une technologie très différente de ses confrères, ce qui lui permet d’être facilement personnalisable et d’évoluer sur le long terme.

Quelques mots sur Aravati ?

Une des valeurs ajoutée d’Aravati est de proposer à chaque entreprise une solution RH vraiment sur mesure, au travers de prestations adaptées. Notre 1er atout sera la compréhension des attentes de chaque entreprise, la recherche de talents spécifiques, l’intérêt porté à chaque candidat, pour créer les conditions d’une vraie rencontre.

En quoi Tool4staffing a dû s’adapter à ce modèle ?

Nous avions plusieurs prestations je l’ai dit, avec plusieurs modes de fonctionnement : workflow, facturation… ils nous a fallu intégrer tout cela dans tool4staffing, sans pour autant monter une usine à gaz.

Allez soyez sincère : vous avez quand même une petite insatisfaction à nous partager ?

Nous avions vraiment demandé beaucoup de personnalisations, cela a engendré un certain délai dans la livraison du logiciel que nous n’avions pas prévu. Mais c’est le lot des startup en très forte croissance, et cela valait sincèrement la peine d’attendre : nos équipes sont ravies et le gain en productivité est notable.

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L’Union des Français de l’Etranger choisit tool4staffing pour son portail emploi Espagne

Antoine Détis (CEO de tool4staffing) et Pierre-Olivier Bousquet (Président UFE Catalogne) présentent le portail www.emploi-espagne.org au Salon de L’emploi à Barcelone

Présente dans plus de 190 pays, l’Union des Français de l’Etranger (UFE) apporte depuis 1927 un soutien et un accompagnement à tous les expatriés français. Pierre-Olivier Bousquet, président de l’UFE Catalogne, a depuis sa prise de fonction mis l’accent sur l’emploi et notamment les postes francophones. L’UFE Espagne est ainsi le premier à avoir créé un département Recrutement et à organiser un salon de l’emploi à Barcelone. En 2017 il a choisi de passer à la vitesse supérieure en créant www.emploi-espagne.org qui a pour objectif de proposer des postes divers à tous les expatriés. Il nous explique en quelques mots le choix de tool4staffing.

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