¿Cuánto tiempo tardas en contratar? ¿Qué canales funcionan mejor? ¿Qué clientes son realmente rentables?
Si no puedes responder de inmediato, probablemente aún no estés aprovechando todo el potencial de tus datos.
Y sin embargo, están ahí. Delante de tus ojos. Listos para ayudarte a tomar las decisiones correctas, tanto del lado de los candidatos como del lado de los clientes.
Entonces, ¿cómo dejar de reclutar “por feeling” y construir una gestión eficaz de tu actividad siguiendo los KPIs adecuados? En este artículo te damos todas las claves.
Contenido
Reclutar a ciegas: un deporte arriesgado (y aun así muy practicado)
Quizá tengas la impresión de que tus procesos de selección son demasiado largos, demasiado caros o poco eficaces. Y quizá también tengas intuiciones sobre lo que falla o sobre lo que podría mejorarse.
Pero ¿tienes datos objetivos para demostrarlo?
En muchos equipos, la respuesta es no. No por falta de voluntad, sino por la ausencia de un sistema claro de seguimiento.
Los KPIs están ausentes, incompletos o repartidos en quince herramientas distintas.
Y esto no afecta solo a los candidatos: la visibilidad sobre las vacantes y los clientes suele ser igual de confusa.
Así que hacemos lo que podemos: compensamos con experiencia, avanzamos por instinto.
Sentimos que un canal ya no funciona, que un briefing es poco claro, que un perfil no va a encajar. Pero no podemos demostrar nada, ni a nosotros mismos, ni a un cliente, ni a un manager.
Y a veces, nos equivocamos.
Esta falta de claridad es costosa. Impide identificar los puntos de fricción, priorizar a los clientes adecuados y tomar decisiones informadas. Te priva de un elemento esencial: la data.
Bien utilizada, no sirve para controlar ni para rellenar informes bonitos. Sirve para recuperar el control, decidir con hechos y optimizar tus acciones donde realmente importa.
El top 10 de indicadores de reclutamiento para contratar más rápido y mejor
No necesitas 36 gráficos ni una tabla dinámica imposible de leer: solo algunos buenos indicadores, en el lugar adecuado.
Aquí están los que realmente merecen tu atención:
Número de candidatos gestionados: cuántos perfiles se contactan, se sourcean o se relanzan cada día/semana/mes. Es tu indicador de actividad bruta, a seguir por consultor y por vacante.
Número de candidatos entrevistados (o llamados): no todos los candidatos contactados son relevantes. Este KPI mide la calidad de tu sourcing, no solo el volumen.
Tasa de conversión en cada etapa: porcentaje que pasa del contacto a la entrevista, de la entrevista a la shortlist, y luego a la firma. Ideal para detectar cuellos de botella.
Distribución de candidatos por fuente: LinkedIn, base de CV, referencias, candidaturas espontáneas…
Saber de dónde vienen tus perfiles te indica dónde ganas tiempo y dónde lo pierdes.Tasa de no-show o abandono: ¿cuántos candidatos se caen en el proceso? Es un reflejo de la experiencia candidato… o de un briefing cliente poco claro.
Tiempo medio de contratación (time to hire): desde la apertura de la vacante hasta la firma.
Cuanto más largo, mayor el riesgo de perder talento (y la confianza del cliente).Tamaño del pipeline de vacantes activas: cuántas hay abiertas, en qué etapa, con cuántos candidatos en proceso.
A seguir por tipo de contrato para priorizar mejor.Número de vacantes por cliente: un indicador simple pero muy útil para seguir carga, fidelidad y evolución de cuentas.
Tasa de conversión oportunidades > vacantes: cuántos briefs comerciales se convierten en procesos realmente abiertos.
Ideal para identificar prospectos que consumen tiempo… o comerciales demasiado optimistas.Facturación generada: el indicador clave.
A seguir por consultor, por cliente y por tipo de misión para identificar tus cuentas realmente rentables y ajustar tu estrategia.
Seguir estos indicadores ya es un buen inicio. Pero necesitas un sistema sencillo para recopilarlos, centralizarlos… y sobre todo, utilizarlos.
Vamos con ello.
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Cómo sentar las bases de un buen sistema de pilotaje basado en datos
Saber qué KPIs seguir es una cosa. Poder extraerlos, centralizarlos, visualizarlos y usarlos es otra muy distinta. Y ahí es donde todo se juega.
En la práctica, muchos equipos siguen navegando entre archivos Excel, hojas compartidas, exports de herramientas y cálculos manuales.
El pilotaje se vuelve tedioso, lento y a menudo termina abandonándose.
Entonces, ¿cómo construir un sistema fiable y fácil de usar?
Aquí están los tres pilares clave:
1. Una herramienta única para centralizar
Candidatos, vacantes, clientes, rendimiento…
Toda tu información debe estar en un solo lugar.
Si los datos están repartidos entre múltiples herramientas, simplemente no sirven.
El objetivo: acceder a todos tus KPIs en unos clics, sin extracciones manuales ni apaños.
2. Una recogida automatizada
Ya generas todos los datos en tu día a día.
Lo que necesitas es una herramienta que los capture automáticamente, en tiempo real, sin esfuerzo extra.
Toda la información debe subir sola, sin depender de que los consultores “rellenen el cuadro”.
3. Dashboards personalizables
Un reclutador no necesita los mismos indicadores que un manager o que un comercial.
Un buen sistema de pilotaje debe permitir adaptar las vistas:
vistas operativas
vistas estratégicas
filtros por usuario, equipo, cliente
Así cada persona puede tomar las decisiones correctas sin perderse entre cifras.
Todo esto es exactamente lo que ofrece el módulo KPI de Tool4staffing:
Seguimiento completo del time to hire, vacante por vacante
Seguimiento de candidatos: volumen, fuente, conversión, por consultor
Seguimiento comercial: oportunidades, tasa de conversión, vacantes por cliente
Seguimiento de vacantes: pipeline por etapa, tipo de contrato, estado
Y sobre todo: un dashboard que se adapta a tu perfil (reclutador, manager o business developer)
¿Quieres ver cómo funciona en la práctica?
Te lo mostramos en una demo.
