¿Te ha pasado alguna vez encontrar un candidato excelente y no recibir respuesta de tu cliente durante semanas? ¿O recibir un feedback confuso? ¿O descubrir por un correo que la búsqueda debe orientarse a un perfil más “senior”?
Si es así, no es un problema de sourcing. Es un problema de relación con el cliente mal estructurada. Y no te preocupes: con un poco de método, se puede corregir fácilmente.
En este artículo compartimos un playbook en 4 pasos para estructurar una colaboración ultraeficiente, desde la primera llamada hasta el feedback final.
¡Sigue la guía!
Paso 1: Alinear expectativas desde el inicio
Antes de comenzar a buscar candidatos, hay que poner los cimientos. Y no, un brief de 20 minutos improvisado entre reuniones no es suficiente. Necesitas un alineamiento real sobre objetivos, criterios y roles de cada parte.
De lo contrario, avanzas a ciegas y la misión termina (a menudo) siendo un problema.
Cómo hacerlo concretamente:
Definir objetivos de la misión: formaliza con tu cliente lo que realmente busca lograr con el reclutamiento. ¿Cubrir una baja urgente? ¿Lanzar una nueva unidad de negocio? ¿Estructurar un equipo? Estos objetivos influyen en todo: velocidad requerida, nivel de exigencia, flexibilidad en ciertos criterios…
Abordar el contexto del reclutamiento: comprende por qué se realiza ahora la búsqueda, qué se ha intentado previamente y qué restricciones existen (presupuesto, plazo, ubicación, historial del puesto…).
Clarificar roles y responsabilidades: acuerda quién valida los perfiles, quién mantiene el contacto diario y quién da los feedbacks. Y, sobre todo, quién toma la decisión final.
Ponerse de acuerdo sobre los criterios de selección: no te quedes en generalidades. Pide ejemplos de perfiles que han gustado o no, identifica los “must have” vs “nice to have” y verifica que el cliente sabe qué es realmente indispensable.
Consejo 1: no dudes en plasmar toda esta información en un documento de cadrage o en un correo bien estructurado. Este pequeño esfuerzo inicial evita mucha confusión y frustración.
Consejo 2: no estás para ejecutar un brief con los ojos cerrados. Estás para asesorar. Si el requerimiento del cliente es confuso o poco realista, cuestionalo. Es tu rol como socio estratégico.
Paso 2: Establecer una mecánica de comunicación eficaz
Una misión sin seguimiento regular es la mejor manera de perder el hilo… y al cliente.
Cómo evitarlo:
Fijar un ritmo acordado: reunión semanal de 15 minutos, correo resumen cada dos semanas, canal de Slack dedicado… Lo importante es la regularidad y que sea realista para ambos.
Estructurar cada intercambio: envía antes de cada llamada un mini orden del día. Incluso 3 puntos bastan para hacer la conversación más eficiente.
Hacer seguimientos rápidos y precisos: si algo bloquea, no esperes. Sé claro: “Necesito tu feedback sobre X antes del jueves para avanzar en Y”, en lugar de un vago “¿Viste el perfil?”.
Resumen: intercambios cortos, estructurados y regulares. Tú marcas el ritmo.
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Paso 3: Dar visibilidad a lo largo del proceso
No basta con comunicarse con frecuencia; también hay que dar contenido. Sin visibilidad, el cliente puede desconectarse, dudar o microgestionar.
Dos palancas sencillas y efectivas:
Mostrar actividad aunque no haya nuevos perfiles: comparte acciones y feedbacks concretos (número de candidatos contactados, comentarios de candidatos, tendencias observadas). Esto demuestra que pilotáis la misión, no solo “das noticias de vez en cuando”.
Anticiparse a los problemas: si surge un bloqueo (pocos candidatos, salario insuficiente, mercado difícil), informa inmediatamente y propone soluciones: ajustar criterios, revisar la oferta, ampliar la búsqueda.
Si haces esto, ya estarás por delante de la mayoría de las consultoras.
Paso 4: Cuidar el cierre de misión para preparar la siguiente
El candidato firmó, todos contentos… ¿y tú? ¿Desapareces? Mala idea.
El cierre de la misión es perfecto para consolidar la relación, hacer balance y preparar futuras colaboraciones. Ignorar esta fase significa perder un recurso clave para fidelizar al cliente.
Qué hacer concretamente:
Proponer un debrief real: programa un breve encuentro tras finalizar el reclutamiento para revisar lo que funcionó y lo que se puede mejorar. Haz preguntas abiertas: “¿Qué apreciaste en nuestra colaboración?”, “¿Qué podemos optimizar?”. Toma notas. Oro puro para el futuro.
Resaltar lo que hiciste: el cliente muchas veces no percibe todo el trabajo realizado. Muestra cifras: número de candidatos contactados, tiempo de respuesta promedio, tasa de retorno positivo… y momentos en que reaccionaste rápido o aconsejaste. No es autopromoción, es pedagogía.
Abrir la puerta a futuros proyectos: seguimiento de incorporación, vigilancia de necesidades futuras o reunión de control dentro de unos meses. La idea es proyectarte a largo plazo sin ser insistente.
Consejo extra: si todo salió bien, pide un testimonio o recomendación en LinkedIn. El momento de mayor satisfacción es el ideal.
En resumen: no hay buenos reclutamientos sin buena relación con el cliente, y no hay buena relación sin método.
Si tuvieras que retener una sola idea: nunca dejes que una misión se haga “a la intuición”. Estructura, marca el ritmo, comunica. Verás que todo se vuelve mucho más simple.
