Se suele decir que “el tiempo es dinero”. En reclutamiento, ¡es incluso mucho dinero! Porque cada día que se alarga un proceso es un proyecto que se estanca, un cliente que se impacienta y un candidato que corre el riesgo de firmar en otro lado.
Si quieres evitar eso en 2026, el primer trimestre es el momento ideal para sentar las bases. No hace falta revolucionarlo todo: unos pocos ajustes bien dirigidos en tus procesos actuales ya pueden marcar una verdadera diferencia. ¿El reto? Identificar las palancas adecuadas, las que tendrán un impacto rápido y medible.
Aquí tienes nuestro análisis del tema y 5 acciones concretas para poner en marcha desde ahora y reducir eficazmente tu time-to-hire.
Contenido
El time-to-hire: un indicador clave… que dice mucho sobre tu eficacia
¿De qué hablamos exactamente?
El time-to-hire corresponde al número de días necesarios para cubrir un puesto, desde la expresión de la necesidad hasta la firma de la oferta. Más allá de un simple cronómetro, este indicador revela mucho sobre tu organización: velocidad de ejecución, capacidad de reacción de los equipos, fluidez de los procesos, rendimiento de tus herramientas…
Algunos distinguen entre time-to-hire (a partir del primer contacto con el candidato) y time-to-fill (desde la apertura del puesto). Pero en la práctica, en consultoras, ESN o trabajo temporal, lo que cuenta es el tiempo real para cubrir una vacante. El resto suele ser más semántica que otra cosa.
¿Qué es un “buen” time-to-hire?
Según France Travail, los reclutadores realizan de media ocho entrevistas repartidas en 39 días antes de cerrar una contratación. Pero ojo: no existe una cifra universal. Todo depende de tu sector, de la rareza de los perfiles y de tu contexto operativo.
Por ejemplo, la newsletter Les RH du Futur indica que los procesos de भर्ती tech rondan más bien los 50 a 60 días. En cuanto a perfiles directivos estratégicos, superan fácilmente los 90 días sin que eso sea anormal.
¿La verdadera señal de alarma? Cuando un puesto estándar tarda tanto como una contratación de COMEX. O cuando pierdes sistemáticamente a tus mejores candidatos incluso antes de formular una oferta.
Por lo tanto, lo esencial no es alcanzar una cifra mágica, sino saber dónde estás hoy e identificar márgenes de mejora realistas para tu actividad.
Reclutar rápido, pero no de cualquier manera
Seamos claros: aquí no hablamos de hacerlo todo deprisa y corriendo. La idea no es descuidar la evaluación ni saltarse los intercambios humanos, sino eliminar todo lo que frena innecesariamente. Las interminables cadenas de emails para fijar una entrevista. Los briefs poco claros. Los managers que tardan 10 días en validar un CV. Ya ves la idea.
Reducir tu time-to-hire es un verdadero ejercicio de optimización operativa, al servicio de una experiencia candidato fluida… y de un reclutamiento más eficaz.
Pero ¿por dónde empezar? Eso es lo que vamos a ver ahora mismo.
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Diagnosticar las lentitudes de tu proceso de reclutamiento
Antes de optimizar nada, hay que empezar por identificar qué es lo que realmente ralentiza tus contrataciones. Y a menudo son elementos banales, pero muy consumidores de tiempo, que se acumulan silenciosamente.
Entre los grandes clásicos:
Briefs mal definidos o desalineados con la realidad del puesto
Sin un encuadre claro con el manager desde el inicio, las primeras candidaturas van directas al vacío. Resultado: pérdida de tiempo y de credibilidad.
Retrasos interminables entre cada etapa
Un CV enviado sin respuesta. Una entrevista que cuesta agendar. Una oferta pendiente de validación por un N+2. Cada vez, varios días se evaporan.
Falta de pilotaje o de recordatorios claros
El reclutador espera al manager. El manager espera una respuesta de RR. HH. Nadie decide y el candidato, mientras tanto, se desconecta.
Herramientas poco adecuadas
Si tienes que hacer seguimientos a mano, saltar entre varios archivos o rehacer reportes en Excel, pierdes un tiempo precioso en cada etapa del proceso.
Una vez identificados estos puntos de fricción, solo queda actuar. Y eso es lo bueno: algunas acciones requieren muy poco esfuerzo para obtener resultados (casi) inmediatos.
5 acciones concretas para lanzar desde enero y reducir tu time-to-hire
- Definir mejor desde el inicio
Un brief poco claro es la mejor forma de perder tiempo y quemar buenos candidatos. Desde el lanzamiento, alinéate con tus clientes o hiring managers sobre:
- El perfil buscado,
- Los criterios de evaluación,
- Las etapas y los plazos a respetar.
Una ficha de puesto clara + una scorecard bien construida = menos idas y vueltas, más impacto.
- Acelerar la concertación de entrevistas
A veces se pierden 2 o 3 días solo para fijar un hueco de entrevista. Al automatizar esta etapa (con un enlace de calendario o una integración en tu herramienta), haces el proceso más fluido y proyectas una imagen moderna.
Simple, pero terriblemente eficaz.
- Automatizar los recordatorios en los momentos clave
¿Quién no ha dejado alguna vez un email de seguimiento a un candidato o una solicitud de feedback a un manager para más tarde? La carga mental se acumula y los plazos se disparan.
Al automatizar tus recordatorios en cada etapa clave, aseguras el avance del proceso sin tener que vigilarlo todo tú mismo.
- Reactivar tu base de candidatos
Estás buscando un perfil que quizá ya esté en tu base… pero olvidado. Gracias al matching semántico, puedes identificar en pocos segundos candidatos relevantes a los que volver a contactar.
Menos sourcing, más reactividad. Y una buena forma de rentabilizar tus vivieres dormidos.
- Medir, seguir, ajustar
No se reduce un time-to-hire en la niebla. Si lanzas acciones sin poder medir su impacto, avanzas a ciegas. Y con un Excel improvisado o extracciones manuales, es difícil seguir con precisión qué funciona y qué no.
Asegúrate de que tus herramientas de reclutamiento integren directamente el seguimiento del time-to-hire, etapa por etapa. Es la condición para identificar los verdaderos cuellos de botella, comparar tus rendimientos y ajustar tus prácticas de forma continua.
Eso es exactamente lo que propone T4S, con un módulo de KPI integrado que te permite pilotar todos tus indicadores: time-to-hire, pero también pipeline comercial, tasa de conversión… todo en un dashboard totalmente personalizable.
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