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Olivier Grapin et Caroline Gelis, de MPI Executive témoignent de leur expérience

Bonjour Olivier, avant tout voudriez-vous nous présenter votre cabinet en quelques mots ?

Notre cabinet existe depuis 17 ans. Nous faisons du management de transition, il s’agit de trouver dans l’urgence des managers qui vont gérer des situations que les entreprises n’arrivent pas à gérer en interne dû à une maladie, un départ ou une mobilité. Notre métier est un métier de qualification des situations d’urgences, de recherche des bonnes personnes et d’adéquation afin que la mission se passe bien dans la durée. Les missions durent 7/8 mois en moyenne et peuvent durer jusqu’à 2 ans. Il s’agit donc également d’un travail de suivi au quotidien.

Vous êtes récemment passé chez Tool4staffing, quel était votre espérance principale ?

Nous n’étions pas satisfaits de la solution utilisée en interne. Nous avons donc fait une recherche pour un nouvel outil et nous avons eu trois propositions. Tool4staffing nous a séduit par son aspect convivial, très visuel, l’outil pouvait reprendre notre ancienne base de données sans problème. Nous pouvions également formater à notre sauce la base de données. Celle-ci n’avait pas bougé pendant 10 ans. Nous étions dans quelque chose d’extrêmement rigide. Grâce à tool4staffing nous avons retrouvé la fluidité dont nous avions besoin par rapport à notre métier mais également aux contraintes réglementaires en termes de RGPD. Il y a eu du nettoyage de fait et ce qui est hallucinant c’est que ce nettoyage n’a pas été fait en amont mais après l’intégration de la base à tool4staffing. Normalement cela se passe dans le sens inverse. La base doit être très propre pour pouvoir être intégrée à l’outil. C’est là qu’on voit que l’outil est tellement bien fait qu’il permet de réaliser ce travail après notre passage sur tool4staffing.

Le passage vers Tool4staffing vous a permis de voir ce qui n’était pas utile dans votre base de données ?

Il nous a permis de voir ce qui n’était pas à jour et même légalement nous ne pouvions pas tout garder, il fallait faire un tri. C’est très marquant sur le retour d’expérience de l’année, c’est l’outil de nettoyage de notre expérience manager. Nous ne faisons pas du recrutement classique. On n’est pas là sur un besoin, une chasse, 10 profils et on passe à autre chose. Nous essayons de garder les gens qu’on a. Dans notre métier nous avons besoin de garder ces personnes. Un candidat ne correspond peut-être pas à une mission maintenant mais pourrait dans 2 ans ou 10 ans. Nous essayons de garder la trace des personnes que nous avons. Avec la mise à jour RGPD nous avons commencé depuis un mois à également travailler sur le lien avec ces personnes. Nous avons vu qu’elles étaient très réceptives à nos mails. Elles interagissaient rapidement. Nous pourrions imaginer dans le futur avoir des échanges peut être trimestriels et gérer une relation particulière avec ces gens que l’on connait.

Vous avez donc utilisé l’emailing via tool4staffing, cela fonctionne bien ?

Oui, nous avons eu un bon taux de retours. Nous avons affectionné le mailing en commençant par contacter les managers ayant effectué des missions avec nous. Puis des managers qui avaient été présentés sur des missions mais qui n’avaient pas forcements été retenus. Des managers que nous avions rencontrées et référencer dans la base et pour finir le gros, donc tous les CV dans la base. Nous sommes plutôt contents des retours.

Quand vous contactez ces personnes, qu’est-ce que vous leur proposez ?

De mettre à jour leurs données. Ils avaient juste à cliquer sur un lien pour donner la permission de conserver les données donc très ludique et facile. C’est surement pour cette raison que cela a aussi bien marché. Ils peuvent également cliquer sur un lien pour mettre à jour leurs données.

Est-ce que le passage sur Tool4staffing vous a permis d’être totalement RGPD-compliant ?

Oui, nous avions une idée de ce que nous voulions mais même l’ergonomie de la mise en œuvre nous a surpris dans le bon sens. C’est un peu contraignant, les personnes doivent lire un texte, appuyer sur un bouton. Finalement c’était très bien pensé, très bien calé. La bonne cinématique, le bon déroulé et la bonne manière de faire. C’est beaucoup de boulot de préparation en amont mais la mise en œuvre est étonnamment simple.

Et cela ne vous fait pas peur de partager vos informations avec vos candidats ?

Nous ne partageons pas tout. Nous sommes dans un monde ouvert. C’est le principe de la RGPD, c’est le moyen d’ouvrir notre boite. Avant, tout était lourd et verrouillé chez nous. C’est vraiment la force de votre d’application, elle permet d’ouvrir une fenêtre et de permettre le dialogue et de présenter les données telles qu’elles sont. Nous n’avons rien à cacher et il nous faut l’accord des gens. C’est la loi. Nous sommes dans la philosophie du monde moderne sur la gestion des données pour des acteurs comme nous. Nous avons des informations critiques. Nous avons l’adresse, le nom, le prénom, le numéro de téléphone. Rien que dans le CV, il y a énormément d’informations. Même si les gens les partagent sur des plateformes ce n’est pas rien. Cela a de la valeur, c’est sensible.

Nous comprenons donc que votre expérience a été assez positive. Quelques critiques tout de même ?

Je pense que vous êtes victime de votre succès. Nous avions toujours eu des retours rapides de votre part jusqu’à dernièrement où nos demandes ont mis du temps à être intégrées dû à la croissance de l’entreprise.  

Le problème des améliorations continues est qu’elle donne toujours une impression d’inachevé. Malgré cela nous avons toujours de bonnes surprises avec les nouvelles versions. Elles ne fonctionnent pas par pallier évolutif mais votre méthode est agile.

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